Berufsgenossenschaften führen den digitalen Lohnnachweis ein

Unternehmer müssen dreifache Meldepflichten erfüllen

 

Alle Jahre wieder erhalten Arbeitgeber im November die Vordrucke für den Lohnnachweis von ihrer Berufsgenossenschaft. In ihm sind die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu erfassen, sowie die dazugehörigen Bruttoentgelte. Beides gegliedert nach den verschiedenen Gefahrengruppen. Der Lohnnachweis bildet so eine Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung der Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung soll künftig der Lohnnachweis in Papierform durch den digitalen Lohnnachweis ersetzt werden. Der digitale Lohnnachweis beinhaltet, wie auch bisher die Papierform, die folgenden Angaben: Mitgliedsnummer, Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BBNRUV), das Beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden, und Anzahl der Arbeitnehmer.

Im vergangenen Jahr führte die Berufsgenossenschaft die digitale Meldung zur Unfallversicherung je Arbeitnehmer (UV-Meldung) ein. Die Summe aller Einzelmeldungen findet sich im Lohnnachweis wieder. In diesem Jahr nun möchte sie auch den Lohnnachweis für das Jahr 2016 digital aus dem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm bis zum 16. Februar 2017 erhalten. Zusätzlich ist jedoch der Lohnnachweis für das Abrechnungsjahr 2016 auch noch in der bisherigen Form, d.h. auf Papier, per Fax oder über das Ausfüllen des Vordrucks im Online-Verfahren, an die Berufsgenossenschaften zu übermitteln. Das bedeutet Zusatzaufwand für jeden Arbeitgeber und das nicht nur für 2016. Auch für das Jahr 2017 muss neben der UV-Meldung je Arbeitnehmer und dem digitalen Lohnnachweis auch noch der Lohnnachweis in Papierform übermittelt werden. Damit sind in den Jahren 2016 und 2017 drei Meldungen an die Berufsgenossenschaft zu übermitteln.

Erstellung des digitalen Lohnnachweises erfolgt in zwei Schritten

Für die Erstellung des digitalen Lohnnachweises ist in einem ersten Schritt ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchzuführen. Der Abgleich der Mitgliedsnummer und der Gefahrenklassen erfolgt aus dem verwendeten Lohnabrechnungsprogramm im Unternehmen oder beim Steuerberater. Hierbei müssen die Arbeitgeber allerdings aktiv mitwirken. Um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten, wird für jeden Unternehmen eine fünfstellige PIN-Nummer vergeben. Diese erhalten die Unternehmen von der Berufsgenossenschaft im Zusammenhang mit dem aktuellen Lohnnachweisformular.

Hinweis: Soweit der Lohn nicht im Unternehmen berechnet wird, ist das Schreiben der Berufsgenossenschaft mit den Zugangsdaten ihrem Steuerberater auszuhändigen, damit der digitale Lohnnachweis pünktlich übermittelt werden kann. Wird die Abgabefrist 16. Februar 2017 nicht eingehalten, drohen Bußgelder.

Erfolgt die Lohnabrechnung ohne Einsatz eines Entgeltabrechnungsprogramms, so ist der Lohnnachweis dennoch digital über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu erstellen. Da auch das Finanzamt und die Krankenkasse ihre Meldungen in digitaler Form fordern, ist die Anschaffung eines Entgeltprogramms eine sinnvolle Investition. Alternativ übernimmt ihr Steuerberater gern die Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter.

(Stand: 01.12.2016)

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