Word und Excel können zur Steuerfalle werden

Mit Dokumentenmanagementsystemen archivieren Sie rechtssicher

 

Viele kleine Unternehmen nutzen Vorlagen aus dem Internet, um ihre Angebote, Auftragsscheine und Rechnungen zu erstellen. Diese Vorlagen basieren oft auf Schreib- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word und Excel. Während das aktuelle Datum meist automatisch angezeigt wird, muss schon die fortlaufende Rechnungsnummer per Hand eingegeben werden. Noch problematischer ist es, wenn ein Angebot später zur Rechnung umgeschrieben wird. Da kann es leicht passieren, dass zwei Rechnungen die gleiche Nummer haben oder aber Rechnungsnummern fehlen. Schlimmer noch, wenn eine als Vorlage verwendete alte Rechnung überschrieben wird und damit verloren ist. Ordnungsgemäße Buchführung sieht anders aus.

Elektronisch erzeugte Daten müssen auch elektronisch archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei sind die einzelnen Dokumente zeitlich geordnet und unverändert abzulegen. Sind Änderungen an den Daten erforderlich, muss dokumentiert werden, was, wann und vom wem geändert wurde.

Einzelne Rechnungsdateien auf dem PC abzulegen, reicht für eine ordnungsgemäße Buchführung nicht aus. Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, sollten die Rechnungsdaten regelmäßig auf einmalig beschreibbaren Datenträgern archiviert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann dieser Datenträger dem Prüfer übergeben werden. Besser ist es, ein Rechnungsprogramm zu verwenden, welches eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Daten verhindert oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einer Datenschnittstelle für den Betriebsprüfer einzuführen.

Tipp

Mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem ETL PISA Finanzen können Sie Ihre Rechnungen mit individuellen Rechnungslayouts elektronisch erstellen und sicher archivieren.

(Stand: 03.05.2017)

Alle Artikel zeigen

 

ETL-Standorte

Suche Ansprechpartner
Unsere Standorte finden Sie hier.

Wir sind gern für Sie da

European Tax & Law e.V.
ETL Center Berlin Mauerstraße 86-88 10117 Berlin Berlin Deutschland 52.5085569;13.3890862

Telefon: Work(030) 22640200
E-Mail: ETL Center Berlin www.ETL.de
Überblick: Alle Kontaktdaten
Kostenfreier Rückruf-Service

ETL International

Unsere internationalen Standorte finden Sie hier.

ETL SteuerRecht-News


Mehr News bequem per E-Mail mit dem ETL-Newsletter.

Ausbildung & Karriere

Karriere & Perspektiven Aktuelle Karriere-Chancen bei ETL: Für Auszubildende, Absol­venten und Berufserfahrene.

 

Click to visit our English website

Entdecken Sie
die Welt von ETL

 
ETL-Gruppe
Regional verbunden, global vernetzt
ETL-Rechtsanwälte
Mehr als 300 Rechtsanwälte auf Ihrer Seite
Kanzlei Voigt
Spezialisierte Rechtsberatung im Verkehrsrecht
ETL Wirtschaftsprüfung
Lösungen für erfolgreiche Unternehmer
ETL Unternehmensberatung
Existenzgründung bis Unternehmensnachfolge
felix1.de
Online-Steuerberatung
ETL Global
Internationale Beratung
ETL Gesundheitswesen
Spezialisierte Beratungen für den Gesundheitsmarkt
ETL ADHOGA
Steuerberatung für Hotellerie und Gastronomie
ETL Franchise
Steuerberatung für Franchise-Nehmer und Franchise-Geber
ETL Personal-Kompetenzcenter
Für ein erfolgreiches Personalmanagement
ETL Agrar & Forst
Steuerberatung für Land- und Forstwirte
ETL Profisport
Beratung für Profisportler aller Disziplinen
ETL SFS
Steuerberatung für Senioren
 
×