Zehn Jahre sind bei steuerrelevanten Unterlagen genug

 

 

Steuerrelevante Unterlagen müssen in der Regel 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:

  • Buchungsbelege
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

  • Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Antworten der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Nach dem 31. Dezember 2011 kann entrümpelt werden
Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist können am 31. Dezember 2011 vernichtet werden, wenn die letzte Eintragung im Jahr 2001 erfolgte. Für Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist ist der 31. Dezember 2005 Stichtag. In Ausnahmefällen müssen Unterlagen jedoch länger aufbewahrt werden, z. B. wenn das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge).

Auch Aufbewahrungsfrist für DDR-Lohnunterlagen läuft aus
Zum 31. Dezember läuft auch die besondere Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen aus, die am 31. Dezember 1991 im Beitrittsgebiet der ehemaligen DDR vorlagen. Diese Lohnunterlagen waren mindestens bis zum 31. Dezember 2011 aufzubewahren. Durch diese verlängerte Aufbewahrungsfrist sollte gewährleistet werden, dass die für die Rentenversicherung erforderlichen Daten der Beschäftigten sowohl vor als auch nach dem Beitritt gesichert werden.

Nicht nur Unternehmer müssen Rechnungen aufbewahren
Wer meint, nur Unternehmer seien von der Aufbewahrungspflicht betroffen, hat weit gefehlt. Jeder, der Renovierungsarbeiten, Reinigungsarbeiten oder Umbauten an seiner Wohnung oder seinem Grundstück durchführen lässt, muss die Rechnungen für diese Arbeiten ganze zwei Jahre lang aufbewahren. Das gilt nicht nur für die Herstellung, den Umbau oder die Renovierung einer Wohnung bzw. eines Grundstücks, sondern beispielsweise auch für Reinigungsarbeiten und Gartenarbeiten und die Arbeiten.

Hinweis
Wer die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder die beweiskräftige Unterlage nicht fristgerecht aufbewahrt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 500 EUR rechnen.

(Stand: 13.01.2012)

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