Kassennachschau - Das ist zu beachten

 

 

Bereits vor rund drei Jahren schätzte der ehemalige nordrheinwestfälische Finanzminister Walter Borjans die Steuerausfälle in der Gastronomie durch Schwarzeinnahmen auf rund sechs Milliarden Euro pro Jahr. Seine Schätzungen basierten dabei auf einer OECD-Studie, denn Steuerbetrug ist keineswegs ein deutsches Phänomen. Doch damit soll nun Schluss sein. Nach Umsatzsteuerund Lohnsteuernachschau setzt der Gesetzgeber nun auch bei der Kassenprüfung auf den Überraschungseffekt. Denn ab 2018 können Finanzbeamte unangekündigt im Restaurant stehen und eine Kassennachschau durchführen. Dabei müssen die elektronischen Kassendaten umgehend zur Prüfung vorgelegt werden.

Wie der Name es vermuten lässt, liegt der Schwerpunkt dieser Prüfungsmöglichkeit in der Kontrolle der ordnungsmäßigen Erfassung von Bargeschäften. Dabei sollte das Wort Kasse weit ausgelegt werden. Auch wenn der Schwerpunkt bei den digitalen Grundaufzeichnungen liegen wird, geraten nicht nur Unternehmen, die ihre Bargeschäfte mit einer modernen Registrierkasse erfassen, in das Fadenkreuz der Kassennachschau. Auch Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse sind betroffen.

Will ein Gast nunmehr eine Kassennachschau beginnen, heißt es zunächst Ruhe bewahren und sich den Dienstausweis vorlegen lassen. In der Regel hat der Finanzbeamte auch eine Prüfungsanordnung in der Tasche. Die Kassennachschau darf innerhalb der betriebsgewöhnlichen Geschäftszeiten jederzeit in den Geschäftsräumen durchgeführt werden. Theoretisch kann er auch noch um 22 Uhr eine Kassennachschau beginnen, wenn das Restaurant bis 23 Uhr geöffnet hat. Doch bis 23 Uhr müssen alle Fragen des Finanzbeamten beantwortet sein. Wegen einer unvollendeten Kassennachschau dürfen keine Überstunden für den Unternehmer entstehen.

Räumlich ist die Kassennachschau auf die Betriebs- und Geschäftsräume beschränkt, d. h. es kommt das Restaurant, aber auch die Küche und das Büro des Gastronomen infrage. Dagegen sind die Privaträume des Gastronomen für die Finanzbeamten in der Regel tabu. Besteht jedoch der Verdacht, dass sich in den Privaträumen wichtige Unterlagen und Aufzeichnungen zu den Bargeschäften befinden, die der Gastronom ungern herausgeben will, so können die Privaträume auch gegen seinen Willen betreten werden. Doch das gilt stets nur dann, wenn es zur Verhütung dringender Gefahren, wie beispielsweise der Beseitigung von Beweismaterial, erfolgen soll. Da die Gefahrenbeurteilung jedoch immer auch subjektiv geprägt ist und der eine oder andere Finanzbeamte schon einmal über das Prüfungsziel hinausschießt, kann unter Umständen selbst im Nachhinein ein Einspruch hilfreich sein, mit der Folge, dass die in den Privaträumen gefunden Prüfungsunterlagen nicht verwertet werden dürfen.

Hilfreicher ist natürlich ein ruhiges und konstruktives Prüfungsklima und Unternehmer sowie deren Mitarbeiter, die bei der Klärung der fraglichen Sachverhalte mitwirken. So müssen Unternehmer auch ihrer Verpflichtung zur Vorlage der angeforderten Unterlagen im Rahmen der Mithilfe nachkommen. Dennoch ist eine voreilige freiwillige Herausgabe von Unterlagen durch den Unternehmer grundsätzlich nicht ratsam. Dem Prüfer sollten nur speziell angeforderte Unterlagen und Aufzeichnungen ausgehändigt werden.

Ist der Gastronom bei Beginn der Kassennachschau nicht anwesend, sollten die Mitarbeiter den Prüfer darauf hinweisen und die Möglichkeit zur Benachrichtigung des Betriebsinhabers einfordern. Auch ist es ratsam, den Steuerberater über die Kassennachschau in Kenntnis zu setzen. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und/oder Steuerberaters abwarten.

Im Gegensatz zur Umsatzsteuernachschau muss sich der Betriebsprüfer nicht nur auf Unterlagen in Papierform beschränken. Da seit 1. Januar 2017 alle Registrierkassen ihre einzeln erfassten Daten dauerhaft und vor Veränderungen geschützt speichern können müssen, sind auch digitale Daten der Kassenaufzeichnungen umgehend vorzulegen. Die Bereitstellung der digitalen Kassendaten unterliegt dabei in den Jahren 2018 und 2019 noch keinen einheitlichen Vorgaben der Finanzverwaltung. Ab 2020 soll dies jedoch über eine einheitliche digitale Datenschnittstelle verpflichtend erfolgen. Eine vergleichbare Datenschnittstelle ist in den gängigen Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogrammen bereits seit längerem im Einsatz. Es ist daher ratsam, die von den Kassenherstellern angebotenen Software-Updates auch in den folgenden Jahren regelmäßig einzuspielen.

Werden elektronische Kassendaten nicht auf der internen Festplatte der eingesetzten Registrierkasse gespeichert, ist der Speicherort für die aufbewahrungspflichtigen Einzeldaten so zu wählen, dass die notwendigen Daten dem Prüfer kurzfristig zugänglich gemacht werden können. In einer Verfahrensdokumentation zu den Bargeschäften im Unternehmen ist der Umgang mit den Kassendaten genauestens zu erfassen. Für eine schnelle Beurteilung der vorgelegten Daten wird der Finanzbeamte die Verfahrensdokumentation mit hoher Wahrscheinlichkeit anfordern.

Wie auch die Umsatzsteuer- und die Lohnsteuernachschau ist die Kassennachschau keine steuerliche Außenprüfung im eigentlichen Sinne. Alle drei Arten der Nachschau dienen der kurzfristigen Klärung der Fakten, die im Rahmen der Besteuerung aufgetreten sind. Geben die erhaltenen Antworten dem Prüfer Anlass für weitere Fragen, so kann ohne vorherige (schriftliche) Ankündigung durch eine erneute Prüfungsanordnung zur regulären Außenprüfung übergegangen werden.

(Stand: 08.01.2018)

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