Datenschutzerklärung für das Bewerbungsverfahren

Informationen gemäß Art. 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 und 22
Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Liebe Bewerberinnen, Bewerber und Bewerbende,

vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Stellenausschreibungen!

Wir freuen uns, dass Sie bei der Planung Ihrer beruflichen Zukunft an uns denken. Wir informieren Sie hiermit gerne über Ihre Rechte im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das jeweilige Unternehmen in der ETL-Gruppe, bei dem Sie sich bewerben. Wir verweisen hierzu auf die Angaben in der Stellenanzeige.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihren Rechten hierzu steht Ihnen ein Datenschutzbeauftragter zur Verfügung unter

ETL Datenservice GmbH
Widdersdorfer Str. 415
50933 Köln

Telefon: (0221) 95440180
Telefax: (0221) 9544015
E-Mail: datenschutz@etl-datenservice.de

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die mit Ihrer Bewerbung bzw. im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in Zusammenhang stehen und von Ihnen bereitgestellt werden. Diese Daten entstammen Ihrer Bewerbung, die Sie uns auf elektronischem (per E-Mail und verschlüsselte Zip-Datei) oder schriftlichem Weg (per Post) zur Verfügung stellen. Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei Ihrem Besuch auf unseren Websites verarbeitet, siehe hierzu unsere allgemeine Datenschutzerklärung. Sofern Sie uns dazu auffordern, nehmen wir auch Ihre Einträge in Social Media Plattformen in Augenschein.

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen oder Personalvermittler erhalten:

• Persönliche Stammdaten:
  • Geschlecht, Name/Vorname, Titel, Anschrift, Telefon/Telefaxnummern und E-Mail-Adressen;
  • Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Nationalität, Familienstand/Familie

• Daten, wie Sie auf unsere Stellenausschreibungen aufmerksam geworden sind.
• Daten über Gründe für ein angestrebtes Studium oder Praktikum (nur in diesen Fällen).
• Daten über Ihre Qualifikationen:
  • zur Schulausbildung;
  • zur Berufsausbildung;
  • zum Studium;
  • zu Lehrgängen sowie Fort und Weiterbildungen;
  • zu Praktika

• Daten über Ihre außerberuflichen Interessen: Hobbies, (ehrenamtliche) Engagements
• Daten über Ihre ehemaligen und aktuellen Arbeitsverhältnisse und deren Inhalte
• Fotos sowie Bewerbungs- und Passbilder
• Daten, die Sie uns im Bewerbungsverfahren in diversen Dokumenten überlassen
• Technische Nutzungsdaten (bei Besuch unserer Websites):
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendeter Browser,
  • ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners,
  • Name Ihres Access-Providers (Internet-Dienstleisters),
  • ungefährer Standort des Proxy-Servers,
  • Status und übertragene Datenmenge im Rahmen des Besuchs unserer Websites.

• Gesprächs- und Kommunikationsdaten: Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche und sonstige Daten, die im Rahmen der gesamten Kommunikation (z.B. bei telefonischen Rückfragen Ihrerseits oder unsererseits) anfallen.
• Datenschutzrechtliche Erklärungen:
  • Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
  • Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Ausbildungs-, Praktikums- oder Arbeitsverhältnis (Vertragsverhältnis), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines solchen Vertragsverhältnisses mit uns erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Vertragsanbahnung ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

4. Wer erhält einen Zugriff auf meine personenbezogenen Daten?

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten die Stellen, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens betraut sind. Das sind in Stellenausschreibungen benannte Ansprechpartner, (potenzielle) Führungskräfte, Mitarbeiter aus Vorstand/Geschäftsführung, der Personal- und Lohnabteilung sowie Fachbereichen in denen die Stelle besetzt werden soll. Sofern eine Arbeitnehmervertretung oder ein Betriebsrat existiert, kann dieser ebenso Zugriff auf Ihre Bewerbungsunterlagen und die damit verbundenen personenbezogenen Daten erhalten. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DS-GVO) können zu diesen genannten Zwecken Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Im Hinblick auf die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens, bei dem Sie sich beworben haben, ist zu beachten, dass wir Ihre Daten nur dann weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, oder Sie eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten beispielsweise sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Ermittlungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
• Andere Unternehmen oder Fachabteilungen der ETL-Gruppe.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Personal-Dienstleistungsunternehmen, Recruiting-Gesellschaften o.ä. weitergegeben. Weitere Datenempfänger können jedoch diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5. Ist die Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation beabsichtigt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt.

6. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die gesamte Dauer des Bewerbungsverfahrens, sofern Sie nicht hiergegen widersprechen. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Vertragsverhältnis kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren mit dem Zugang einer Absage bei Ihnen. Soweit ein Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, werden Ihre Daten nach Erledigung des Verfahrens gelöscht. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten verzögert sich die Löschung bis zu deren Erledigung und sich ggf. anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Für diesen Fall kann gemäß Artikel 18 DS-GVO auf Ihren Antrag hin eine Einschränkung der Verarbeitung erfolgen.

7. Welche Rechte haben Sie?

Als Bewerber bei uns haben Sie folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den in Ziff. 1 genannten Daten kontaktieren können:

a. Recht auf Information

Wir treffen gemäß Artikel 12 DS-GVO Maßnahmen, um Ihnen alle Mitteilungen zur Verarbeitung Ihrer Daten in geeigneter Form zukommen zu lassen. Die hier vorliegende Information ist Teil dieser Maßnahmen.

Die Ihnen gemäß Artikel 13 oder 14 DS-GVO zur Verfügung zu stellenden Informationen entnehmen Sie bitte den Ziffern 1 bis 6.

a. Auskunftsrecht

Sie haben gemäß Artikel 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein;

b. Recht auf Berichtigung

Sie haben gemäß Artikel 16 DS-GVO das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

c. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben gemäß Artikel 17 DS-GVO das Recht, von uns die sofortige Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Daten zur Zweckerfüllung nicht mehr notwendig sind, Sie eine Einwilligung, auf der eine Verarbeitung beruht, widerrufen haben, Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung erhoben haben, Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, oder die Daten in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft erhoben wurden.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können von uns gemäß Artikel 18 DS-GVO verlangen, dass wir Ihre Daten in der Verarbeitung einschränken, sofern Sie die Richtigkeit von Daten bestreiten und wir zu deren Überprüfung Zeit benötigen, die Verarbeitung zwar unrechtmäßig ist, sie aber deren Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung verlangen, Sie die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, obwohl wir sie nicht mehr zur Erreichung unserer Zwecke benötigen, oder Sie gegen die Verarbeitung Widerspruch erhoben haben und noch nicht feststeht, ob unsere Interessen Ihre überwiegen.

e. Recht auf Mitteilung von Empfängern von Daten

Sie haben gemäß Artikel 19 DS-GVO das Recht von uns auf Antrag zu erfahren, an wen wir Ihre Daten übermittelt haben.

f. Recht auf Datenübertragbarkeit

Gemäß Artikel 20 DS-GVO haben Sie das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Ebenso haben Sie das Recht, dass wir diese Daten an einen anderen Verantwortlichen auf Ihren Antrag hin ohne Behinderung übermitteln.

g. Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund öffentlichen Interesses oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund einer Interessenabwägung durch uns erfolgt, haben Sie gemäß Artikel 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

h. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben gemäß Artikel 22 DS-GVO das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht. Dieses Recht bezieht sich auch auf Profiling.

8. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten zu diesem Zweck erforderlich, da eine vergleichende Bewertung von Bewerbern nur auf der Basis der Bereitstellung von personenbezogenen Daten möglich ist.