Besondere Rechnungsfälle: Dauerrechnung, Anzahlung, Gutschrift und Kasse
Besondere Rechnungsfälle: Dauerrechnung, Anzahlung, Gutschrift und Kasse
Auch mit der E-Rechnung bleiben Dauerrechnungen, Anzahlungen, Endrechnungen, Gutschriften und Sammelrechnungen möglich. Für jeden Umsatz muss jedoch die vorgeschriebene Rechnungsform eingehalten werden. Zulässig ausgestellte Dauer- und Anzahlungsrechnungen müssen nicht allein deshalb ersetzt werden, weil später die E-Rechnung verpflichtend wird. Besondere Aufmerksamkeit brauchen vor allem Rechnungsketten aus Anzahlung, Abschlag und Endrechnung.
Bestehende Dauerrechnungen müssen nicht automatisch ersetzt werden
Eine Dauerrechnung kann beispielsweise Bestandteil eines Miet-, Wartungs- oder Servicevertrags sein und für regelmäßig wiederkehrende Leistungen gelten. Wurde sie in einer zu diesem Zeitpunkt zulässigen Rechnungsform ausgestellt, muss sie nicht allein deshalb ersetzt werden, weil später die E-Rechnung verpflichtend wird. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erläutert diese Übergangsregel für Dauerrechnungen.
Wird eine Dauerrechnung erstmals zu einem Zeitpunkt ausgestellt, zu dem bereits eine E-Rechnung erforderlich ist, kann eine E-Rechnung für den ersten betroffenen Teilleistungszeitraum ausreichen. Der zugrunde liegende Vertrag kann beigefügt werden. Alternativ muss aus der E-Rechnung selbst eindeutig hervorgehen, dass sie als Dauerrechnung auch für die folgenden Teilleistungszeiträume gilt. Beispiel: Bei einem Mietvertrag kann die E-Rechnung für die erste Monatsmiete zusammen mit dem Vertrag als Dauerrechnung dienen, solange die erforderlichen Rechnungsangaben unverändert bleiben.
Ändern sich erforderliche Rechnungsangaben, etwa Entgelt, Steuersatz, Leistungsbeschreibung oder Vertragspartner, muss geprüft werden, ob die Dauerrechnung berichtigt oder neu ausgestellt werden muss.
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Für Anzahlung und Endrechnung können unterschiedliche Rechnungsformen gelten
Eine zulässig ausgestellte Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung muss später nicht allein deshalb ersetzt werden, weil inzwischen eine E-Rechnung vorgeschrieben ist. Für die spätere Endrechnung ist dagegen zu prüfen, welche Rechnungsform für den abgerechneten Umsatz erforderlich ist.
Beispiel: Ein Unternehmen stellt 2026 eine zulässige Anzahlungsrechnung als PDF aus. Die Leistung wird 2027 ausgeführt, und die Endrechnung wird noch 2027 übermittelt. Die Anzahlungsrechnung muss nicht nachträglich als E-Rechnung neu ausgestellt werden. Ob die Endrechnung als E-Rechnung erforderlich ist, richtet sich nach den für diesen Umsatz geltenden Ausnahmen und Übergangsregeln.
Bei Endrechnungen können bestimmte Detailangaben in einer Anlage stehen. Die detaillierte Verrechnung früherer Anzahlungen und der darauf entfallenden Umsatzsteuer kann unter bestimmten Voraussetzungen in einer zusätzlichen Anlage dargestellt werden. Die strukturierte E-Rechnung muss eindeutig auf diese Anlage verweisen. Die Anlage ergänzt die E-Rechnung; sie ersetzt den strukturierten Rechnungsdatensatz nicht.
Bis zum 30. Juni 2030 können bereits gezahlte Anzahlungen in einer E-Endrechnung auch als Gesamtsumme im strukturierten Rechnungsdatensatz abgezogen werden, wenn die Einzelheiten im dafür vorgesehenen Textfeld erläutert werden.
Gutschrift, Sammelrechnung und Kassenbeleg
Umsatzsteuerliche Gutschrift
Bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift rechnet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger über die erhaltene Leistung ab. Auch eine solche Gutschrift kann deshalb als E-Rechnung auszustellen sein.
Für die Übergangsregel 2027 ist dabei der Gesamtumsatz des Leistungsempfängers maßgeblich, weil er die Gutschrift ausstellt.
Nach vorheriger Vereinbarung kann eine umsatzsteuerliche Gutschrift auch zur Berichtigung einer bereits erteilten Rechnung genutzt werden. Sie muss eindeutig auf diese Rechnung Bezug nehmen.
Sammelrechnung
Mehrere Leistungen können weiterhin gemeinsam in einer Rechnung abgerechnet werden. Die erforderlichen Rechnungsangaben müssen sich den einzelnen Umsätzen eindeutig zuordnen lassen. Unterliegt auch ein Teil der gemeinsam abgerechneten Umsätze der E-Rechnungspflicht, kann für die gesamte Rechnung eine E-Rechnung erforderlich sein.
Für die Kleinbetragsgrenze von 250 Euro zählt der Gesamtbetrag der Rechnung.
Bar- und Kartenzahlung
Die Zahlungsart entscheidet nicht darüber, ob eine E-Rechnung erforderlich ist. Muss für einen Umsatz eine E-Rechnung ausgestellt werden, genügt ein Kassenbeleg allein nicht.
Ein Kassenbeleg kann zunächst ausgegeben und die erforderliche E-Rechnung anschließend erstellt werden. Sie muss nicht aus dem Kassensystem selbst erzeugt werden.
ETL-Steuerberater empfehlen
Nur die tatsächlich vorkommenden Rechnungsarten gezielt vorbereiten. Bestehende Dauer- und Anzahlungsrechnungen sollten nicht vorsorglich neu erstellt werden, wenn ihre bisherige Form weiterhin zulässig ist. Für regelmäßig vorkommende Sonderfälle – etwa Anzahlungen mit späterer Endrechnung, Gutschriften oder Kassenumsätze – sollte dagegen vor dem ersten Pflichtfall feststehen, wie die E-Rechnung erstellt, übermittelt und gegebenenfalls berichtigt wird.
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