Eine E-Rechnung braucht strukturierte Rechnungsdaten – ein einfaches PDF reicht nicht. Entscheidend sind das zulässige Format und vollständige Rechnungsangaben im strukturierten Datensatz. Auch Dauerrechnungen, Anzahlungen, Endrechnungen, Gutschriften und andere besondere Abrechnungen bleiben möglich; für sie gelten teilweise zusätzliche Regeln.

PDF, XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Die gesetzliche Definition der E-Rechnung steht in § 14 Abs. 1 UStG. Für die steuerliche Einordnung ist der strukturierte Datensatz entscheidend. Bei einer XRechnungErklärung: Rein strukturierter E-Rechnungsstandard. Die Rechnungsdaten werden als XML-Datensatz übertragen; eine zusätzliche PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der XRechnung. besteht die Rechnung im Wesentlichen aus strukturierten XMLErklärung: XML ist ein maschinenlesbares Textformat für strukturierte Daten. Bei E-Rechnungen enthält der XML-Teil die strukturierten Rechnungsinformationen.-Daten. ZUGFeRDErklärung: Hybrides E-Rechnungsformat aus PDF/A-3 und eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Für die E-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich; nicht jedes Profil ist zulässig. verbindet diese Daten mit einer sichtbaren PDF-Darstellung. Weichen bei einem hybriden Format die sichtbare Darstellung und die strukturierten Daten voneinander ab, sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.

Nach der Verwaltungsauffassung erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen dafür nicht. Auch andere strukturierte Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Auch im richtigen Format müssen die Rechnungsdaten vollständig sein

Eine technisch korrekt erzeugte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ist nicht automatisch auch eine ordnungsmäßige Rechnung. Die für den jeweiligen Umsatz erforderlichen Rechnungsangaben müssen richtig und vollständig in den strukturierten Daten enthalten sein.

Zulässige E-Rechnungsformate beruhen grundsätzlich auf der europäischen Norm EN 16931Erklärung: Europäische Normenreihe für elektronische Rechnungen. Sie legt Anforderungen an strukturierte Rechnungsdaten fest und ist Grundlage unter anderem für XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile.. Auch andere zwischen den Beteiligten vereinbarte strukturierte Formate können zulässig sein, wenn sich die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben daraus richtig und vollständig extrahieren und elektronisch weiterverarbeiten lassen.

Deshalb genügt bei der Softwareauswahl nicht die Angabe, dass XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden kann. Entscheidend ist, ob Kundenstammdaten, Leistungsbeschreibung, Steuerkennzeichen und weitere erforderliche Angaben richtig in den strukturierten Datensatz übernommen werden.

Beispiel: Eine Software erzeugt eine technisch zulässige ZUGFeRD-Datei. Die vollständige Leistungsbeschreibung erscheint jedoch nur im sichtbaren PDF und nicht in den strukturierten Rechnungsdaten. Soweit die Leistungsbeschreibung für die Rechnung erforderlich ist, reicht die PDF-Darstellung allein nicht aus.

Pflichtangaben gehören in die strukturierten Daten

Die umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Datenteil enthalten sein. Eine Angabe, die nur in der sichtbaren PDF-Darstellung eines hybriden Formats oder in einer unstrukturierten Anlage steht, ergänzt den strukturierten Rechnungsinhalt nicht automatisch.

Ergänzende Unterlagen bleiben trotzdem möglich. Leistungsnachweise, Aufstellungen oder andere Detailinformationen können einer E-Rechnung beigefügt werden, wenn der strukturierte Datensatz selbst die erforderlichen Rechnungsangaben enthält beziehungsweise die dafür vorgesehenen Erleichterungen eingehalten werden.

Aus den elektronisch auswertbaren Rechnungsdaten muss erkennbar sein, welche Leistung in welchem Umfang erbracht wurde und wie sie steuerlich zu behandeln ist. Weitere Einzelheiten, beispielsweise Stundennachweise, können in einer eingebetteten Anlage stehen.

Ein bloßer Verweis auf eine Internetseite genügt nicht, wenn eine erforderliche Rechnungsangabe erst dort zu finden ist.

Steht die Höhe eines vereinbarten Skontos oder Rabatts bei Rechnungsstellung noch nicht fest, kann ein Hinweis auf die schriftliche Vereinbarung genügen. Diese muss bei einer Prüfung kurzfristig vorgelegt werden können. Wird die Vereinbarung später geändert, muss die ursprüngliche Rechnung deswegen nicht berichtigt werden.

Anlagen können ergänzen – aber nicht die E-Rechnung ersetzen

Anlagen sind vor allem dann hilfreich, wenn eine Rechnung umfangreiche Leistungsaufstellungen, Verträge oder andere Detailinformationen enthält. Der strukturierte Datensatz sollte eindeutig erkennen lassen, zu welcher Rechnung und welchem Rechnungsinhalt die Anlage gehört.

Für bestimmte Rechnungen lässt die Finanzverwaltung Erleichterungen zu. Bei umfangreichen Bau- und Projektleistungen können beispielsweise Details eines Leistungsverzeichnisses in einer menschenlesbaren Anlage stehen, wenn die strukturierte Leistungsbeschreibung eine eindeutige Prüfung ermöglicht und auf die Anlage verweist. Auch bei Endrechnungen kann die detaillierte Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte unter bestimmten Voraussetzungen in einer Anlage erfolgen.

Bei Rechnungen mit festen Bruttopreisen, etwa für preisgebundene Bücher, kann die Berechnung der Umsatzsteuer aus Nettobeträgen zu Rundungsunterschieden führen. Für solche E-Rechnungen akzeptiert die Finanzverwaltung bis Ende 2027, dass in den strukturierten Daten die Summen nach Steuersätzen und die Steuerbeträge stehen. Die Einzelpositionen dürfen in einer lesbaren Anlage aufgeführt werden, die in die E-Rechnung eingebettet ist und auf die ausdrücklich verwiesen wird.

Diese Erleichterungen gelten nur für bestimmte Rechnungen. Sie machen die Anlage nicht allgemein zum Ersatz für strukturierte Rechnungsangaben.

Besondere Rechnungsfälle im Überblick

Auch bei besonderen Abrechnungsformen richtet sich die vorgeschriebene Rechnungsform nach dem jeweiligen Umsatz. Für zulässig ausgestellte Dauer- und Anzahlungsrechnungen bestehen Übergangsregeln; sie müssen nicht allein wegen eines späteren E-Rechnungs-Pflichtzeitpunkts ersetzt werden.

Viewer und Validator helfen bei der technischen Prüfung

Ein Viewer macht strukturierte Rechnungsdaten lesbar, ein Validator prüft technische Format- und Geschäftsregeln. Beides ersetzt nicht die steuerliche und sachliche Rechnungsprüfung. Eine technische Meldung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass die Rechnung steuerlich berichtigt werden muss.

Für die lesbare Darstellung strukturierter E-Rechnungen stellt die Finanzverwaltung in ELSTER einen E-Rechnungsviewer bereit. Er dient der Anzeige der Rechnungsdaten und ersetzt keine technische oder inhaltliche Prüfung.

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