Eine Fehlermeldung bei der technischen Prüfung bedeutet nicht automatisch, dass der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Umgekehrt kann eine technisch fehlerfreie E-Rechnung steuerlich falsch sein. Entscheidend ist, ob die vorgeschriebene Rechnungsform eingehalten wurde und die erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig enthalten sind. Ist eine Berichtigung erforderlich, kommt es außerdem darauf an, wie der Fehler korrigiert wird.

Technischer Fehler und steuerlicher Rechnungsfehler sind nicht dasselbe

Ein Validator kann technische Format- und Geschäftsregeln prüfen. Er ersetzt nicht die steuerliche und sachliche Rechnungsprüfung.

Eine bis Ende 2026 ausgestellte E-Rechnung wird nicht allein wegen zusätzlicher Anforderungen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 beanstandet, wenn sie den bisherigen BMF-Vorgaben aus 2024 und 2025 entspricht. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug.

Ein PDF statt der vorgeschriebenen E-Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden

Besteht für einen Umsatz eine E-Rechnungspflicht und wird stattdessen nur eine sonstige Rechnung, etwa ein einfaches PDF, ausgestellt, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich keine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne der § 14 UStG und § 14a UStG vor. Das gilt nicht, wenn für den konkreten Umsatz noch eine Übergangsregel oder eine dauerhafte Ausnahme greift.

Der Vorsteuerabzug kann trotz der falschen Rechnungsform möglich sein, wenn die materiellen Voraussetzungen durch objektive Nachweise belegt sind. Nach der Verwaltungsauffassung können dafür regelmäßig bereits die Angaben in einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung ausreichen. Die falsche Rechnungsform wird dadurch jedoch nicht geheilt. Die Finanzverwaltung erläutert dies im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Im laufenden Rechnungseingang sollte sich ein Unternehmen auf diesen Nachweisweg nicht verlassen. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, sollte eine ordnungsgemäße E-Rechnung beziehungsweise eine entsprechende Berichtigung angefordert werden.

Wird statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist das nach Auffassung des BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.

2027 muss der Rechnungsempfänger den Vorjahresumsatz des Ausstellers nicht selbst ermitteln

Im Jahr 2027 kann der Rechnungsempfänger häufig nicht erkennen, ob der Rechnungsaussteller aufgrund seines Gesamtumsatzes 2026 noch eine Übergangsregel nutzen darf. Die Finanzverwaltung beanstandet den Vorsteuerabzug allein wegen der Rechnungsform nicht, wenn der Empfänger aufgrund der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen durfte, dass die Übergangsregel genutzt werden konnte.

Zusätzliche Ermittlungen über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus sind nicht erforderlich. Sind dem Empfänger allerdings Umstände bekannt, die gegen die Anwendung der Übergangsregel sprechen, müssen diese berücksichtigt werden.

Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, gilt das grundsätzlich auch für die Berichtigung

Muss eine vorgeschriebene E-Rechnung berichtigt werden, reicht es grundsätzlich nicht aus, den Fehler lediglich in einem ergänzenden PDF oder einer E-Mail zu korrigieren. Die Berichtigung muss ebenfalls die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Eine vollständige Stornierung und Neuausstellung ist dabei nicht immer erforderlich. Das Berichtigungsdokument kann auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen und eindeutig angeben, welche Rechnungsangaben geändert werden.

Ursprüngliche Rechnung und Berichtigung sollten eindeutig miteinander verknüpft bleiben.

Nach vorheriger Vereinbarung kann auch der Leistungsempfänger die ursprüngliche E-Rechnung durch eine umsatzsteuerliche Gutschrift berichtigen. Die Korrektur muss die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnen. Beide Dokumente müssen zusammen die zutreffenden Rechnungsangaben erkennen lassen.

Nicht jede spätere Änderung ist eine Rechnungsberichtigung

Ändert sich lediglich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, ist nicht zwingend eine Rechnungsberichtigung erforderlich. Das betrifft beispielsweise Skonti, bestimmte Preisnachlässe oder die Rückgängigmachung eines Umsatzes. Sind dagegen erforderliche Rechnungsangaben falsch oder ändert sich der abzurechnende Leistungsumfang, kann eine Rechnungsberichtigung erforderlich sein.

Bei Retouren, Preisnachlässen und anderen nachträglichen Änderungen sollte deshalb zunächst geklärt werden, ob ein Rechnungsfehler vorliegt oder lediglich die Bemessungsgrundlage geändert werden muss.

Eine Berichtigung kann auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken

Eine wirksame Rechnungsberichtigung kann unter den allgemeinen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken. Dafür muss das ursprüngliche Dokument allerdings bereits bestimmte Mindestangaben enthalten. Dazu gehören insbesondere Angaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, zur Leistung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Fehlt eine der erforderlichen Mindestangaben vollständig oder ist sie so unbestimmt, dass sie einer fehlenden Angabe gleichsteht, scheidet eine rückwirkende Berichtigung grundsätzlich aus.

Ob eine Rückwirkung möglich ist, hängt deshalb vom Inhalt des ursprünglichen Dokuments ab – nicht davon, ob die spätere Berichtigung technisch einwandfrei erstellt wurde.

Bei ZUGFeRD müssen XML-Daten und PDF-Darstellung zusammenpassen

Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist für die steuerliche Beurteilung grundsätzlich der strukturierte Rechnungsdatensatz maßgeblich. Widersprechen sich XML-Daten und sichtbare PDF-Darstellung, kann daraus ein zusätzliches steuerliches Risiko entstehen.

Besonders problematisch sind unterschiedliche Steuerbeträge oder widersprüchliche Angaben zur abgerechneten Leistung. Weist die PDF-Darstellung beispielsweise einen anderen Steuerbetrag aus als der strukturierte Datensatz, kann neben dem Vorsteuerabzug auch § 14c UStG relevant werden.

PDF-Darstellung und strukturierter Datensatz sollten deshalb aus derselben Datenquelle erzeugt werden. So lassen sich widersprüchliche Rechnungsinhalte vermeiden.

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