Für die Umstellung des Rechnungsausgangs müssen Unternehmen zunächst wissen, welche ihrer Rechnungen künftig als E-Rechnung auszustellen sind. Danach müssen die erforderlichen Rechnungsdaten vollständig vorliegen, von der eingesetzten Software richtig in die E-Rechnung übernommen und auf dem vorgesehenen Weg an den Kunden übermittelt werden. Vor dem ersten produktiven Versand sollte mindestens eine typische Rechnung vollständig getestet werden.

Zuerst klären, welche Rechnungen betroffen sind

Nicht alle Ausgangsrechnungen eines Unternehmens unterliegen denselben Vorgaben. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen, für die eine dauerhafte Ausnahme gilt, können anders behandelt werden als Rechnungen, für die eine E-Rechnung vorgeschrieben ist.

Vor technischen Änderungen sollte deshalb feststehen, welche regelmäßig vorkommenden Rechnungen künftig als E-Rechnung auszustellen sind. Nur für diese Rechnungen müssen Erstellung und Übermittlung angepasst werden. Die gesetzliche Pflicht für bestimmte inländische Umsätze zwischen Unternehmen ergibt sich aus § 14 Abs. 2 UStG.

Die Rechnungsdaten müssen richtig in der E-Rechnung ankommen

Die erforderlichen Rechnungsdaten entstehen häufig schon lange vor der Rechnung – etwa in Kundenstammdaten, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Projektsoftware oder Kassensystem. Fehler in diesen Daten werden durch den Export als XRechnung oder ZUGFeRD nicht behoben.

Deshalb sollte geprüft werden, ob beispielsweise Rechnungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerkennzeichen vollständig und zutreffend in den strukturierten Datensatz übernommen werden. Eine technisch erzeugte E-Rechnung reicht nicht aus, wenn die darin enthaltenen Rechnungsangaben falsch oder unvollständig sind.

Kein bestimmtes Übermittlungsportal ist vorgeschrieben

Für die Übermittlung einer E-Rechnung ist kein bestimmtes Portal vorgeschrieben. Je nach Vereinbarung mit dem Kunden können beispielsweise E-Mail, Schnittstellen oder Rechnungsportale genutzt werden. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung den richtigen Empfänger erreicht und dort verarbeitet werden kann.

Unternehmen sollten deshalb wissen, welche Adresse, Schnittstelle oder Plattform der jeweilige Kunde verwendet. Auch fehlgeschlagene oder zurückgewiesene Übermittlungen müssen erkannt und bearbeitet werden können.

Rechnungen können auch durch Dienstleister oder Plattformen erstellt werden

Unternehmen können die technische Erstellung von Rechnungen beispielsweise einem Dienstleister, Marktplatz oder Plattformanbieter übertragen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung bleibt dabei beim leistenden Unternehmer.

Vorab sollte geklärt werden, welche Rechnungsdaten der Dienstleister erhält, welches Format erzeugt wird, wie die Rechnung zum Kunden gelangt und wie Berichtigungen vorgenommen werden. Außerdem muss nachvollziehbar bleiben, welche Fassung tatsächlich an den Kunden übermittelt wurde.

Vor dem Start eine typische E-Rechnung vollständig testen

Vor dem ersten produktiven Versand sollte mindestens eine typische E-Rechnung vollständig durchlaufen werden. Dabei geht es nicht nur darum, ob eine Datei erzeugt werden kann. Auch die Rechnungsdaten, das Format, die Übermittlung und die Ankunft beim Empfänger sollten geprüft werden.

Zusätzlich sollten regelmäßig vorkommende Besonderheiten einbezogen werden, etwa Gutschriften, Anzahlungen oder Endrechnungen. Ein Hotel sollte beispielsweise eine typische Firmenkundenrechnung testen, ein Onlinehändler eine regelmäßig vorkommende Geschäftskundenrechnung.

Nicht jede theoretisch mögliche Rechnungsvariante muss vorsorglich eingerichtet und getestet werden. Entscheidend sind die Fälle, die im Unternehmen tatsächlich vorkommen. Nach größeren Änderungen an Software oder Rechnungsabläufen sollten die davon betroffenen Fälle erneut geprüft werden.

Berichtigte Rechnungen müssen eindeutig zugeordnet werden

Fehlerhafte E-Rechnungen sollten nicht einfach überschrieben oder ersetzt werden, ohne den Zusammenhang zur ursprünglichen Rechnung nachvollziehbar zu erhalten. Eine Berichtigung muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen und bei bestehender E-Rechnungspflicht grundsätzlich ebenfalls als E-Rechnung erfolgen.

Für den laufenden Betrieb sollte feststehen, wer eine Berichtigung veranlasst, welche Fassung der Kunde erhält und welche Unterlagen an die Finanzbuchhaltung weitergegeben und aufbewahrt werden. So lassen sich doppelte oder widersprüchliche Rechnungsstände vermeiden.

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