Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Anders als beim eigenen Rechnungsausgang gibt es dafür keine Übergangsfrist. Der technische Empfang allein genügt nicht. Die E-Rechnung muss auch lesbar gemacht, geprüft, intern weitergegeben und in ihrer strukturierten Originalform aufbewahrt werden können.

E-Rechnungen empfangen zu können ist unabhängig vom eigenen Rechnungsausgang

Ein Unternehmen muss E-Rechnungen bereits empfangen können, auch wenn es seine eigenen Rechnungen aufgrund einer Übergangsregel noch auf Papier oder als PDF übermitteln darf. Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer und Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen. Die Finanzverwaltung erläutert die Empfangspflicht in ihren FAQ zur E-Rechnung.

So kann ein Unternehmen 2026 oder 2027 noch eigene PDF-Rechnungen versenden und gleichzeitig bereits E-Rechnungen seiner Lieferanten erhalten.

Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang genügen

Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über eine Schnittstelle, ein Portal oder einen gemeinsamen Speicherbereich eingehen. Für die technische Empfangsbereitschaft kann deshalb bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Für den laufenden Betrieb sollte allerdings feststehen, welche Adresse oder welcher Kanal für Rechnungen verwendet wird und wer die eingehenden Belege bearbeitet. Verteilen sich Rechnungen auf persönliche E-Mail-Adressen, Lieferantenportale und allgemeine Kontaktpostfächer, steigt das Risiko, dass Rechnungen verspätet geprüft oder bezahlt werden.

Bei mehreren Standorten oder Gesellschaften kann ein zentraler Rechnungseingang sinnvoll sein. Ebenso können getrennte Eingangskanäle zweckmäßig sein, wenn Rechnungen eindeutig verschiedenen Unternehmen oder Bereichen zugeordnet werden müssen. Entscheidend ist, dass jede Rechnung beim richtigen Empfänger und bei den zuständigen Mitarbeitern ankommt.

E-Rechnungen müssen gelesen, geprüft, freigegeben und aufbewahrt werden

Eine eingegangene E-Rechnung muss lesbar gemacht, sachlich und steuerlich geprüft, gegebenenfalls freigegeben, an die Finanzbuchhaltung weitergegeben und anschließend ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Diese Aufgaben können vollständig in einer Anwendung erfolgen oder auf mehrere Mitarbeiter und Systeme verteilt sein.

XRechnungen lassen sich lesbar anzeigen

Eine XRechnung enthält strukturierte XML-Daten und regelmäßig keine zusätzliche PDF-Darstellung. Das bedeutet nicht, dass Unternehmen Rechnungen künftig als XML-Code lesen müssen. Ein Viewer kann die strukturierten Rechnungsdaten in einer lesbaren Ansicht darstellen. Die Finanzverwaltung bietet dafür beispielsweise den E-Rechnungsviewer in ELSTER an.

Kann eine vorhandene Software eine XRechnung nicht anzeigen, bedeutet das deshalb nicht automatisch, dass die Rechnungsdatei fehlerhaft ist. Möglicherweise fehlt lediglich eine geeignete Anzeigefunktion.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Anzeige und Original: Die lesbare Darstellung erleichtert die Prüfung. Die eigentliche E-Rechnung bleibt die strukturierte Datei. Ein daraus erzeugtes PDF ersetzt diese Originaldatei nicht.

Eine E-Rechnung muss technisch, steuerlich und sachlich geprüft werden

Bei der Rechnungsprüfung sind drei Fragen zu unterscheiden:

Eine technisch fehlerfreie E-Rechnung kann trotzdem steuerlich oder sachlich falsch sein. Umgekehrt führt nicht jede technische Meldung automatisch zu einem umsatzsteuerlich erheblichen Rechnungsfehler.

Automatisierung ist möglich, aber nicht vorgeschrieben

Strukturierte Rechnungsdaten können viele Arbeitsschritte erleichtern. Beträge, Steuerkennzeichen oder Lieferantendaten lassen sich beispielsweise automatisiert übernehmen und weiterverarbeiten. Eine Pflicht zur automatischen Kontierung, Freigabe oder Verbuchung gibt es jedoch nicht.

Ob und wie stark ein Unternehmen seinen Rechnungseingang automatisiert, hängt insbesondere von Rechnungsvolumen, vorhandener Software und internen Abläufen ab. Bei wenigen Eingangsrechnungen kann ein einfacher Ablauf ausreichen. Bei vielen Rechnungen, Standorten oder Freigabestufen kann eine stärker automatisierte Lösung wirtschaftlich sinnvoll sein.

Die strukturierte Originaldatei muss aufbewahrt werden

Eingehende E-Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Dabei muss der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben und weiterhin maschinell auswertbar sein. Bei einer XRechnung betrifft das insbesondere die XML-Datei. Bei einem hybriden Format gehört der strukturierte Datenteil zur aufzubewahrenden Rechnung.

Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht kann ebenfalls gespeichert werden, ersetzt aber nicht die strukturierte Originaldatei. Bei der Ablage sollte deshalb sichergestellt sein, dass der strukturierte Datensatz beim Import oder bei der Weitergabe an andere Systeme nicht verloren geht.

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