E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was bei Empfang und eigenen Rechnungen gilt
E-Rechnung für Kleinunternehmer:
Was bei Empfang und eigenen
Rechnungen gilt
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für ihre eigenen steuerfreien Kleinunternehmerumsätze müssen sie dagegen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen – auch nicht ab 2028. Wichtig wird die Abgrenzung, wenn die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllt sind oder auf sie verzichtet wird. Dann gelten für die betroffenen Umsätze die allgemeinen Umsatzsteuer- und E-Rechnungsregeln.
Auf dieser Seite
- Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können
- Für eigene Kleinunternehmerumsätze bleibt die E-Rechnung freiwillig
- 25.000 und 100.000 Euro entscheiden über die Kleinunternehmerregelung
- Mit Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze endet die Kleinunternehmerbefreiung sofort
- Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet nicht über den Kleinunternehmerstatus
- Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung ändern sich auch die Rechnungen
- Rechnungsangaben für Kleinunternehmer
Rechnungseingang
E-Rechnungen seit 2025 empfangen können
Auch Kleinunternehmer müssen eingehende E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können.
Eigene Rechnungen
Für Kleinunternehmerumsätze keine E-Rechnungspflicht
Für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen weiterhin andere zulässige Rechnungsformen verwendet werden.
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können
Die Ausnahme für eigene Kleinunternehmerrechnungen gilt nicht für den Rechnungseingang. Auch ein Kleinunternehmer muss E-Rechnungen seiner Lieferanten empfangen und die strukturierte Originaldatei aufbewahren können. Für Empfang, Prüfung und Aufbewahrung gelten dieselben organisatorischen Grundfragen wie bei anderen Unternehmen.
Für eigene Kleinunternehmerumsätze bleibt die E-Rechnung freiwillig
Für einen nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Kleinunternehmerumsatz muss auch ab 2028 keine E-Rechnung ausgestellt werden. Papierrechnungen bleiben möglich. Ein einfaches PDF kann mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Ein Kleinunternehmer darf freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungen an andere inländische Unternehmer, die die Leistung für ihr Unternehmen beziehen, ist dies ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Bei Rechnungen an Privatkunden ist dagegen deren Zustimmung erforderlich. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erläutert die Zustimmungsvorgaben.
25.000 und 100.000 Euro entscheiden über die Kleinunternehmerregelung
Für die Kleinunternehmerregelung gelten zwei Umsatzgrenzen. Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben. Im laufenden Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz 100.000 Euro nicht überschreiten.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er lässt sich nicht ohne Weiteres aus BWA, GuV oder Jahresabschluss übernehmen. Für das Jahr der Unternehmensgründung gilt eine Besonderheit: Hier ist die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich. Bei steuerfreien Umsätzen, ungewöhnlichen Geschäftsvorfällen oder dem Verkauf von Anlagevermögen kann deshalb eine gesonderte Berechnung erforderlich sein.
Mit Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze endet die Kleinunternehmerbefreiung sofort
Die 100.000-Euro-Grenze ist eine laufende Grenze. Wird sie überschritten, endet die Steuerbefreiung nicht erst zum Jahresende. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt den allgemeinen Umsatzsteuerregeln.
Ab diesem Zeitpunkt dürfen die betroffenen Rechnungen nicht mehr als steuerfreie Kleinunternehmerrechnungen behandelt werden. Ob für einen solchen Umsatz bereits eine E-Rechnung erforderlich ist, richtet sich zusätzlich nach den allgemeinen E-Rechnungsregeln und den zu diesem Zeitpunkt geltenden Übergangsregeln.
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Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet nicht über den Kleinunternehmerstatus
Die Grenzen haben unterschiedliche Aufgaben: 25.000 und 100.000 Euro bestimmen, ob die Kleinunternehmerregelung angewendet werden kann. Die 800.000-Euro-Grenze betrifft ausschließlich die E-Rechnungs-Übergangsregel für 2027.
Solange ein Umsatz nach § 19 Abs. 1 UStG als Kleinunternehmerumsatz steuerfrei ist, braucht die 800.000-Euro-Grenze für die Rechnungsform nicht geprüft zu werden. Greift die Kleinunternehmer-Ausnahme nicht und wäre für den Umsatz grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, kann die Übergangsregel für 2027 relevant werden.
Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung ändern sich auch die Rechnungen
Die Kleinunternehmerregelung kann nicht nur durch Überschreiten der Umsatzgrenzen enden. Ein Unternehmer kann auch freiwillig auf ihre Anwendung verzichten. Dieser Verzicht bindet grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre.
Kurz erklärt
→ Regelbesteuerung: Bei der Regelbesteuerung gelten die allgemeinen Umsatzsteuerregeln. Umsätze sind dann grundsätzlich nicht mehr nach § 19 UStG als Kleinunternehmerumsätze steuerfrei.
Ab dem maßgeblichen Zeitpunkt gelten für die betroffenen Umsätze die allgemeinen Umsatzsteuerregeln. Rechnungen dürfen dann nicht mehr als steuerfreie Kleinunternehmerrechnungen ausgestellt werden. Ob zusätzlich eine E-Rechnung erforderlich ist, richtet sich nach den allgemeinen Regeln zur E-Rechnung.
Der Zeitpunkt des Wechsels muss deshalb in Buchhaltung und Rechnungserstellung berücksichtigt werden, damit Umsatzsteuer und Rechnungsform ab diesem Zeitpunkt richtig behandelt werden.
Ein Wechsel zur Regelbesteuerung kann außerdem Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben, beispielsweise durch eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Bei einem freiwilligen Verzicht sollte deshalb nicht nur die künftige Rechnungsstellung betrachtet werden.
Rechnungsangaben für Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmerrechnungen gelten besondere Anforderungen nach § 34a UStDV. Erforderlich sind unter anderem Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, die Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Angaben zur Leistung und zum Entgelt sowie ein Hinweis darauf, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Ein bestimmter Wortlaut für diesen Hinweis ist nicht vorgeschrieben. Umsatzsteuer ist bei einem steuerfreien Kleinunternehmerumsatz nicht gesondert auszuweisen. Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis kann eine Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen.
Wird im Gutschriftverfahren abgerechnet, muss die Rechnung zusätzlich als „Gutschrift“ bezeichnet sein.
ETL-Steuerberater empfehlen
Kleinunternehmer sollten zwei Dinge getrennt im Blick behalten: den Rechnungseingang und den eigenen Kleinunternehmerstatus. E-Rechnungen müssen unabhängig vom eigenen Status empfangen werden können. Für die eigenen Rechnungen sollte der laufende Gesamtumsatz überwacht werden, damit ein Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze rechtzeitig in der Umsatzsteuerbehandlung und Rechnungsstellung berücksichtigt wird. Endet die Kleinunternehmerregelung, ist anschließend gesondert zu prüfen, ob für die betroffenen Rechnungen bereits die E-Rechnungspflicht gilt oder noch eine Übergangsregel genutzt werden kann.
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