Zum Jahreswechsel 2026/2027 endet die erste allgemeine Übergangsregel. Papier- und PDF-Rechnungen können für bestimmte Umsätze ab 2027 nicht mehr allein aufgrund dieser Regel verwendet werden. Für Leistungen, die 2027 ausgeführt werden, kann eine weitere Übergangsregel greifen, wenn der maßgebliche Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro beträgt. Für 2026 ausgeführte Leistungen, deren Rechnung erstmals 2027 übermittelt wird, gilt diese Umsatzgrenze dagegen nicht.

Die Übergangsregeln laufen schrittweise aus

Für 2027 zählt der GesamtumsatzErklärung: Steuerlicher Umsatzbegriff nach § 19 Abs. 2 UStG. Er kann vom Umsatz aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder dem Jahresabschluss abweichen. 2026 des Rechnungsausstellers

Für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze kann die Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG noch genutzt werden, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro beträgt. Für diese Grenze ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG maßgeblich. Ist für den Umsatz grundsätzlich eine E-Rechnung vorgeschrieben und greift keine dauerhafte Ausnahme, kann die Übergangsregel bis Ende 2027 weiterhin Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – beispielsweise ein einfaches PDF zulassen.

Bei besonderen Abrechnungsformen ist allerdings nicht immer der leistende Unternehmer für die Umsatzgrenze maßgeblich. Bei einer Gutschrift zählt der Gesamtumsatz des Leistungsempfängers, der die Gutschrift ausstellt. Erstellt ein Dienstleister die Rechnung lediglich im Auftrag, bleibt der Gesamtumsatz seines Auftraggebers maßgeblich. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft wird auf den Gesamtumsatz des Organkreises abgestellt.

Liegt der maßgebliche Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Umsätze des Jahres 2027, für die nach den allgemeinen Regeln eine E-Rechnung erforderlich ist, bereits mit einer E-Rechnung abgerechnet werden. Eine besondere Ausnahme gilt noch für bestimmte tatsächlich genutzte EDI-Verfahren: Erfüllt das verwendete EDI-Verfahren noch nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung, kann die Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis Ende 2027 greifen. Sie gilt nur für die über dieses Verfahren abgerechneten Umsätze.

Jahresabschlussumsatz und Gesamtumsatz sind nicht dasselbe

Dieser Gesamtumsatz lässt sich nicht ohne Weiteres aus BWA, GuV oder Jahresabschluss übernehmen. Ausgangspunkt sind die vereinnahmten Entgelte. Die Umsatzsteuer selbst gehört nicht zum Entgelt. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze werden nicht einbezogen.

Bei Reiseleistungen und bei der Differenzbesteuerung kann umgekehrt das vollständige vereinnahmte Entgelt maßgeblich sein und nicht nur die steuerpflichtige Marge.

Deshalb sollte der Wert insbesondere bei Unternehmen in der Nähe der 800.000-Euro-Grenze gesondert ermittelt werden. BWA, GuV oder Jahresabschluss können dafür einen ersten Anhaltspunkt liefern, ersetzen die umsatzsteuerliche Berechnung aber nicht.

Am Jahreswechsel zählt, wann die Leistung ausgeführt und die Rechnung übermittelt wird

Für die Übergangsregeln sind zwei Zeitpunkte entscheidend: Wann wurde die Leistung ausgeführt und wann wurde die Rechnung übermittelt? Das aufgedruckte Rechnungsdatum allein reicht nicht. Wird eine Rechnung über eine im Dezember 2026 ausgeführte Leistung erstmals im Januar 2027 übermittelt, ist die Übergangsfrist für 2026 bereits abgelaufen.

Beispiel: Eine Leistung wird im Dezember 2026 ausgeführt. Die Rechnung geht dem Geschäftskunden erstmals im Januar 2027 zu. Für 2026 ausgeführte Umsätze war eine Papier- oder PDF-Rechnung nur im Rahmen der Übergangsregel zulässig, wenn sie spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelt wurde. Die 800.000-Euro-Regel für 2027 hilft hier nicht, weil sie nur 2027 ausgeführte Umsätze betrifft. Greift keine dauerhafte Ausnahme, kann deshalb bereits eine E-Rechnung erforderlich sein.

Stand 19.10.2026: Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 enthält neue Einzelheiten zur E-Rechnung, verlängert aber die allgemeinen Übergangsfristen nicht.

Für die Rechnungsausstellung gilt daneben eine eigene Frist: Bei einer rechnungspflichtigen Leistung an einen anderen Unternehmer muss die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden.

Unternehmen mit gebündelten Abrechnungsläufen zum Monats- oder Jahresende sollten deshalb rechtzeitig prüfen, welche Rechnungen noch vor dem Jahreswechsel übermittelt werden müssen.

Für Anzahlungs-, End- und Dauerrechnungen gelten zusätzliche Regeln. Zulässig ausgestellte Anzahlungs- und Dauerrechnungen müssen nicht allein wegen eines späteren E-Rechnungs-Pflichtzeitpunkts ersetzt werden.

Ab 2028 enden die allgemeinen Übergangsregeln

Ab dem 1. Januar 2028 können die allgemeinen Übergangsregeln nicht mehr genutzt werden. Ist für einen Umsatz nach den allgemeinen Regeln eine E-Rechnung erforderlich, muss sie ab diesem Zeitpunkt verwendet werden.

Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Ob eine Rechnung auch ab 2028 nicht als E-Rechnung ausgestellt werden muss, richtet sich weiterhin nach dem konkreten Umsatz und den gesetzlichen Ausnahmen.

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