Arbeitgeberpflichten erfüllen und Spielräume nutzen
Steuertipps zum Jahreswechsel
Tipp 1: Mindestlohn und Minijobgrenze ab 2027 beachten
Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2027 von 13,90 Euro auf 14,60 Euro brutto je Zeitstunde. Gleichzeitig erhöht sich die dynamische Minijobgrenze von 603 Euro auf 633 Euro monatlich. Arbeitgeber sollten Stundenlöhne, Arbeitsverträge, Dienstpläne und Arbeitszeitkonten noch vor Jahresende prüfen und die Anpassungen bei der Personalplanung berücksichtigen.
Bei Minijobbern ist zu kontrollieren, ob die vereinbarte Arbeitszeit bei dem neuen Mindestlohn innerhalb der Verdienstgrenze bleibt. Macht es eventuell Sinn, statt zweier Minijobber einen Midijobber einzustellen? In der Gleitzone fallen für Arbeitnehmer nicht sofort die vollen Sozialversicherungsbeiträge an. Dabei sollten neben dem Mindestlohn auch die höheren pauschalen Sozialversicherungsabgaben bei Minijobs und die geplante Erhöhung der Pauschsteuer von 2 auf 5 Prozent beachtet werden.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist zu prüfen, wie sich die zusätzlichen Lohnkosten auf die Ertragslage des Unternehmens auswirken, um ggf. die Kalkulation ihrer Produkte und Dienstleistungen anzupassen.
Tipp: Dokumentieren Sie Arbeitszeiten vollständig und passen Sie Verträge nicht nur rechnerisch, sondern auch tatsächlich an die gelebte Beschäftigung an.
Tipp 2: Beschäftigung älterer Arbeitnehmer prüfen
Die Aktivrente kann es für Arbeitgeber attraktiver machen, erfahrene Beschäftigte auch nach Erreichen der Regelaltersgrenze weiterzubeschäftigen. Mit der Aktivrente können Beschäftigte nach Erreichen der Regelaltersgrenze seit 2026 monatlich bis zu 2.000 Euro Arbeitslohn steuerfrei erhalten. Voraussetzung ist insbesondere eine begünstigte Beschäftigung, für die der Arbeitgeber Rentenversicherungsbeiträge oder entsprechende Zuschüsse entrichtet. Ein tatsächlicher Rentenbezug ist nicht erforderlich; Minijobs sind nicht begünstigt.
Arbeitgeber sollten prüfen, welche Beschäftigten die Regelaltersgrenze bereits erreicht haben oder 2027 erreichen und ob eine Fortsetzung oder Ausweitung der Beschäftigung sinnvoll ist. Neben der steuerlichen Behandlung sind die Folgen für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie arbeitsrechtliche Fragen zu beachten.
Tipp: Stimmen Sie Vertragsgestaltung und Lohnabrechnung frühzeitig mit Ihrer Beratung ab. Ob die Aktivrente greift, hängt von den konkreten Voraussetzungen des Beschäftigungsverhältnisses ab.
Tipp 3: Weihnachtsfeiern richtig abrechnen
Die traditionelle Weihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen ein Muss. Für den Arbeitgeber sind zwar alle mit einer Weihnachtsfeier verbundenen angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Arbeitnehmer kann es sich aber um Arbeitslohn handeln. Zuwendungen aus einer Betriebsveranstaltung bleiben für Arbeitnehmer bis zu einem Freibetrag von 110 Euro je teilnehmender Person steuerfrei, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Begünstigt sind höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr.
Für die Berechnung sind die gesamten Kosten einschließlich Umsatzsteuer auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer aufzuteilen. Aufwendungen für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Absagen können den Vorteil der übrigen Teilnehmer erhöhen, wenn bereits entstandene Kosten auf weniger Personen entfallen.
Übersteigende Beträge oder Vorteile aus weiteren Betriebsveranstaltungen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer versteuert werden. Für die Sozialversicherungsfreiheit ist eine rechtzeitige tatsächliche Pauschalbesteuerung wichtig.
Tipp: Ermitteln Sie Teilnehmerzahl und Gesamtkosten unmittelbar nach der Feier und geben Sie die Daten rechtzeitig an die Lohnabrechnung weiter. Achten Sie darauf, dass die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Weihnachtsfeier erklärt und abgeführt wird, wenn die Vorteile zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen.
Tipp 4: Steuerbegünstigte Zuwendungen sauber abgrenzen
Viele Unternehmer möchten sich mit einer Weihnachtsüberraschung bei ihren Mitarbeitern für das im vergangenen Jahr Geleistete bedanken. Ein Weihnachtsgeld oder ein 13. Gehalt ist aber grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn. Alternativ kommen jedoch steuerbegünstigte oder pauschal besteuerte Leistungen in Betracht, etwa eine Erholungsbeihilfe, bestimmte Sachbezüge oder ein Geschenk im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung.
Erholungsbeihilfen bis zu 156 Euro für den Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind können pauschal besteuert werden, wenn sie tatsächlich Erholungszwecken dienen und zeitlich entsprechend verwendet werden. Die Beträge kommen netto beim Arbeitnehmer an, wenn der Arbeitgeber die 25 Prozent pauschale Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer übernimmt.
Weihnachtsgeschenke (kein Bargeld!) können steuerfrei bleiben, wenn der Arbeitgeber sie seinen Mitarbeitern aus Anlass einer Weihnachtsfeier zuwendet und die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen für Feier und Geschenk zusammen den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Der Wert des Geschenks ist dabei vollständig in die 110-Euro-Grenze einzurechnen.
Bei Geschenken bis 60 Euro unterstellt die Finanzverwaltung aus Vereinfachungsgründen regelmäßig, dass sie aus Anlass der Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Die 60 Euro sind jedoch kein zusätzlicher Freibetrag. Übersteigen die Gesamtkosten einschließlich des Geschenks 110 Euro, kann der übersteigende Betrag jedoch grundsätzlich mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal versteuert werden.
Bei Geschenken im Wert von mehr als 60 Euro muss im Einzelfall nachgewiesen werden, dass sie aus Anlass und nicht nur bei Gelegenheit der Weihnachtsfeier übergeben wurden. Gelingt dieser Nachweis, wird auch das Geschenk vollständig in die Gesamtkosten einbezogen. Der über 110 Euro hinausgehende Betrag kann ebenfalls mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.
Geschenke außerhalb einer Weihnachtsfeier können über die monatliche Sachbezugsfreigrenze steuerfrei bleiben, wenn ihr Wert zusammen mit anderen begünstigten Sachbezügen 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigt und die weiteren Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt sind.
Tipp: Achten Sie bei Geschenken darauf, welche steuerliche Regelung anzuwenden ist und welche Grenzen bzw. Freibeträge gelten. Bargeld oder nachträgliche Kostenerstattung sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
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