Ob eine E-Rechnung erforderlich ist, hängt zuerst vom konkreten Umsatz ab – und erst danach vom Jahr. Zunächst sind Rechnungspflicht, Unternehmensbezug, Ansässigkeit und dauerhafte Ausnahmen zu prüfen. Besteht danach grundsätzlich E-Rechnungspflicht, entscheidet für 2027 zusätzlich die Übergangsregel. Ab 2028 enden die allgemeinen Übergangsregeln.

Zuerst klären, ob überhaupt eine E-Rechnung erforderlich ist

Für eigene Ausgangsrechnungen sind vier Punkte entscheidend:

Führt die Prüfung zu einer E-Rechnungspflicht, ist zusätzlich die für den jeweiligen Zeitraum geltende Übergangsregel zu beachten. Die gesetzlichen Voraussetzungen für die E-Rechnung zwischen Unternehmen ergeben sich aus § 14 Abs. 2 UStG.

Ob der Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht, ergibt sich häufig bereits aus den üblichen Geschäftsdaten. Eine gesonderte Erklärung des Kunden ist nicht für jede Rechnung erforderlich.

Wer sowohl Privat- als auch Geschäftskunden beliefert, muss die verfügbaren Angaben zum Kunden berücksichtigen. War trotz üblicher kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennbar, dass die Leistung für ein Unternehmen bestimmt war, beanstandet die Finanzverwaltung die sonstige Rechnungsform beim Aussteller nicht. Bei langfristigen Verträgen im Massenkundengeschäft, etwa mit einem Energieversorger, genügt eine Klärung bei Vertragsbeginn oder -änderung.

2027 kann noch eine Übergangsregel greifen – ab 2028 nicht mehr

Für 2027 ist die 800.000-Euro-Grenze nur relevant, wenn für den Umsatz nach den allgemeinen Regeln überhaupt eine E-Rechnung erforderlich ist. Beträgt der maßgebliche Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro, kann für 2027 ausgeführte Umsätze noch eine Übergangsregel greifen. Liegt er über 800.000 Euro, müssen betroffene Umsätze des Jahres 2027 grundsätzlich bereits als E-Rechnung abgerechnet werden. Für bestimmte tatsächlich genutzte EDI-Verfahren besteht noch eine gesonderte Übergangsregel.

Bei steuerfreien Umsätzen kommt es auf die konkrete Befreiung an

Steuerfreie Umsätze werden bei der E-Rechnung nicht einheitlich behandelt. Für zahlreiche Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht bereits keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung. Bei anderen steuerfreien Umsätzen, insbesondere nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG, kann die Rechnungspflicht dagegen bestehen bleiben. Dann kann unter den weiteren Voraussetzungen auch eine E-Rechnung erforderlich sein.

Entscheidend ist deshalb nicht allein, dass ein Umsatz steuerfrei ist, sondern auf welcher Steuerbefreiung die Steuerfreiheit beruht. Für viele klassische Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG besteht beispielsweise regelmäßig keine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht. Dieselbe Praxis kann daneben steuerpflichtige Leistungen erbringen, für die andere Regeln gelten.

Bei Grundstücksvermietungen treffen Steuerfreiheit, eine mögliche Option zur Umsatzsteuer und Dauerrechnungen besonders häufig zusammen.

Dauerhafte Ausnahmen bleiben auch nach 2027 bestehen

Mit dem Ende der Übergangsregeln wird nicht automatisch jede Rechnung zur E-Rechnung. Dauerhafte gesetzliche Ausnahmen bestehen auch ab 2028 weiter. Dazu gehören insbesondere Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise nach § 34 UStDV.

Kleinunternehmer: keine E-Rechnungspflicht für eigene Kleinunternehmerumsätze

Für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. E-Rechnungen empfangen zu können bleibt trotzdem erforderlich. Für den Kleinunternehmerstatus gelten eigene Umsatzgrenzen; die 800.000-Euro-Grenze betrifft dagegen nur die Übergangsregel 2027.

Für die meisten Unternehmen spielt die Fahrausweisregel vor allem beim Rechnungseingang eine Rolle.

Werden mehrere Leistungen gemeinsam in einer Rechnung abgerechnet, muss die Rechnung insgesamt beurteilt werden. Enthält sie sowohl Umsätze, für die eine E-Rechnung erforderlich ist, als auch ausgenommene Umsätze, kann die E-Rechnungspflicht die gesamte Rechnung erfassen.

Auch für die Kleinbetragsregel zählt der Gesamtbetrag der Rechnung. Überschreitet dieser 250 Euro, greift die Formausnahme nicht – selbst wenn einzelne Leistungen für sich genommen unterhalb der Grenze liegen.

Beispiel: Zwei gemeinsam abgerechnete Leistungen über 180 Euro und 100 Euro ergeben eine Rechnung über insgesamt 280 Euro. Die Kleinbetragsregel greift daher nicht.

Die genannten Ausnahmen betreffen die Form der eigenen Ausgangsrechnungen. An der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, ändern sie nichts.

Eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung beweist keine Ansässigkeit in Deutschland

Für die deutsche E-Rechnungspflicht müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger für den konkreten Umsatz im Inland ansässig sein. Eine deutsche USt-IdNr.Erklärung: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie dient der umsatzsteuerlichen Identifizierung, beweist aber für sich allein keine Ansässigkeit in Deutschland. oder Umsatzsteuerregistrierung allein reicht dafür nicht aus.

Bei einem ausländischen Unternehmen kommt es darauf an, ob es in Deutschland seinen Sitz oder seine Geschäftsleitung hat oder ob eine deutsche umsatzsteuerliche BetriebsstätteErklärung: Umsatzsteuerlich ist damit eine feste Niederlassung mit hinreichender Beständigkeit sowie geeigneter personeller und technischer Ausstattung gemeint. Für die E-Rechnung muss sie am konkreten Umsatz beteiligt sein. am konkreten Umsatz beteiligt ist. Eine vorhandene Betriebsstätte genügt daher nicht automatisch.

Auch bei Reverse Charge kann eine E-Rechnung erforderlich sein

Reverse Charge ändert, wer die Umsatzsteuer schuldet – nicht automatisch die vorgeschriebene Rechnungsform. Sind die Beteiligten für den Umsatz im Inland ansässig, besteht eine Rechnungspflicht und greift keine dauerhafte Ausnahme, kann deshalb auch für einen Reverse-Charge-Umsatz eine E-Rechnung erforderlich sein.

Die Kleinbetragsregelung nach § 33 UStDV gilt für Leistungen nach § 13b UStG nicht.

Für Privatkunden, öffentliche Auftraggeber und Innenumsätze gelten andere Regeln

Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist zunächst wie bei anderen Empfängern zu prüfen, ob sie die Leistung für einen unternehmerischen Bereich beziehen. Zusätzlich können eigene Vorgaben des Bundes oder der Länder zur elektronischen Rechnungsstellung gelten.

Vorgänge innerhalb desselben umsatzsteuerlichen Unternehmens sind nicht steuerbare Innenumsätze und lösen keine Rechnungspflicht nach § 14 UStG aus. Das gilt insbesondere innerhalb eines umsatzsteuerlichen Organkreises. Leistungen zwischen rechtlich selbständigen verbundenen Unternehmen außerhalb einer Organschaft sind dagegen nach den allgemeinen Regeln zu beurteilen.

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