Bei Vermietung und Verpachtung entscheidet nicht allein die Unternehmereigenschaft darüber, ob eine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Steuerfreie Grundstücksvermietung, eine mögliche Option zur Umsatzsteuer, Dauerrechnungen und die Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen müssen getrennt betrachtet werden. Gerade bei gemischten Immobilienbeständen können deshalb für verschiedene Mietverhältnisse unterschiedliche Regeln gelten.

Auch bei steuerfreier Vermietung E-Rechnungen empfangen können

Auch ein Vermieter, der ausschließlich Wohnungen steuerfrei vermietet, ist umsatzsteuerlich grundsätzlich Unternehmer. Ist er im Inland ansässig, muss er deshalb seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch dann, wenn er selbst wegen der Steuerfreiheit seiner Vermietungsumsätze keine E-Rechnungen ausstellen muss.

Das bedeutet nicht, dass jede Handwerker-, Verwalter- oder sonstige Eingangsrechnung als E-Rechnung eingehen muss. Ob der jeweilige Rechnungsaussteller eine E-Rechnung verwenden muss oder noch eine sonstige Rechnung ausstellen darf, richtet sich nach dessen eigenem Sachverhalt.

Steuerfreie Grundstücksvermietung: regelmäßig keine E-Rechnung im Ausgang

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich steuerfrei. Für zahlreiche steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht nach § 14 Abs. 2 UStG regelmäßig bereits keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung. Für eine steuerfreie Grundstücksvermietung muss deshalb regelmäßig auch keine obligatorische E-Rechnung ausgestellt werden.

Davon zu unterscheiden sind Vermietungsumsätze, die nicht unter die Steuerbefreiung für Grundstücksvermietungen fallen. Dazu gehören beispielsweise kurzfristige Beherbergungsleistungen sowie eigenständig zu beurteilende Vermietungen von Stellplätzen und Betriebsvorrichtungen. Eine unselbständige Nebenleistung zu einer steuerfreien Grundstücksvermietung kann dagegen deren Steuerfreiheit teilen. Für steuerpflichtige Vermietungsumsätze ist die E-Rechnungspflicht nach den allgemeinen Regeln zu prüfen.

Bei steuerpflichtiger Vermietung gelten die allgemeinen Regeln

Bei einer an sich steuerfreien Grundstücksvermietung kann unter den Voraussetzungen des § 9 UStG auf die Steuerbefreiung verzichtet werden. Bei der Vermietung oder Verpachtung eines Grundstücks setzt dies insbesondere voraus, dass der Mieter das Grundstück für Umsätze verwendet oder zu verwenden beabsichtigt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

Wird wirksam zur Umsatzsteuer optiert, entfällt für diesen Umsatz die Ausnahme von der Rechnungsausstellungspflicht wegen der Steuerfreiheit. Vermietet ein inländischer Unternehmer beispielsweise Geschäftsräume steuerpflichtig an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen, kann deshalb eine E-Rechnung erforderlich sein.

Mietvertrag und Dauerrechnung: Was in der E-Rechnung stehen muss

Besteht für ein Mietverhältnis eine Pflicht zur E-Rechnung, ist nicht für jeden Monat eine neue E-Rechnung erforderlich. Bei einem Dauerschuldverhältnis genügt grundsätzlich eine E-Rechnung für den ersten betroffenen Teilleistungszeitraum. Der Mietvertrag kann als Anhang beigefügt werden. Alternativ muss aus der E-Rechnung selbst klar hervorgehen, dass sie als Dauerrechnung gilt.

Die umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben gehören in den strukturierten Datenteil. Der Mietvertrag kann als Anlage ergänzende Angaben enthalten, ersetzt die strukturierten Pflichtangaben aber nicht. Für die Rechnungsnummer kann bei einer E-Dauerrechnung beispielsweise eine eindeutige Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer verwendet werden.

Ändern sich später umsatzsteuerliche Pflichtangaben, muss die Dauerrechnung angepasst werden. Besteht zu diesem Zeitpunkt eine Pflicht zur E-Rechnung, muss die Berichtigung oder die neue Dauerrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden.

Bestehende Dauerrechnungen müssen nicht allein wegen 2027 oder 2028 ersetzt werden

Eine zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung muss nicht allein deshalb durch eine E-Rechnung ersetzt werden, weil zum 1. Januar 2027 oder zum 1. Januar 2028 eine Übergangsregel endet. Solange sich die umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben nicht ändern, kann die bestehende Dauerrechnung weiterverwendet werden.

Ändern sich umsatzsteuerliche Pflichtangaben, muss die Dauerrechnung angepasst werden. Besteht für das Mietverhältnis zu diesem Zeitpunkt die Pflicht zur E-Rechnung, muss die geänderte Dauerrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden. Erfolgt die Änderung als Berichtigung, muss sie die bisherige Dauerrechnung eindeutig bezeichnen.

Bei 800.000 Euro zählt nicht einfach die Summe aller Mieten

Für die allgemeine Übergangsregel im Jahr 2027 ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG maßgeblich. Diese Größe ist nicht ohne Weiteres mit der Summe aller Mieteinnahmen gleichzusetzen.

Bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes werden unter anderem steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG abgezogen. Dazu gehört auch die steuerfreie Grundstücksvermietung nach § 4 Nr. 12 UStG. Hohe steuerfreie Mieteinnahmen bedeuten deshalb nicht automatisch, dass die 800.000-Euro-Grenze überschritten ist.

Gemischte Immobilienbestände getrennt betrachten

Bei einem Vermieter können steuerfreie Wohnraumvermietung, steuerpflichtige oder optierte Gewerberaummieten, Stellplätze, kurzfristige Vermietungen und weitere Leistungen nebeneinander vorkommen. Auch die Mieter können Privatpersonen, Unternehmer oder öffentliche Stellen sein. Für die E-Rechnung sollte deshalb nicht der Immobilienbestand insgesamt, sondern der tatsächlich vorkommende Abrechnungsfall betrachtet werden.

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