E-Rechnung geht ein –
Was tun?
E-Rechnung geht ein – Was tun?
Entscheidet sich der leistende Unternehmer für die E-Rechnung, ist der unternehmerische Leistungsempfänger an diese Entscheidung grundsätzlich gebunden. Ihm wird kein Widerspruchsrecht zugestanden. Er kann zwar den leistenden Unternehmer bitten, ihm weiter Rechnungen in Papierform oder einem anderen elektronischen Format zu übermitteln. Doch wenn der leistende Unternehme das ablehnt, ist der Leistungsempfänger verpflichtet, die E-Rechnung anzunehmen.
Hinweis: Auch wenn der Leistungsempfänger die E-Rechnung nicht annimmt, gilt die Rechnungsausstellungspflicht des Leistenden als erfüllt.
Vorsteuerabzug in Gefahr
Immer dann, wenn der leistende Unternehmer verpflichtet oder berechtigt ist, eine E-Rechnung auszustellen und dies auch tut, muss der Leistungsempfänger diese annehmen. Bei bestehender E-Rechnungspflicht berechtigt eine sonstige Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Kann der Leistungsempfänger die E-Rechnung nicht annehmen, weil er technisch noch gar nicht dazu in der Lage ist, darf der Vorsteuerabzug nur unter Anlegung eines strengen Maßstabes geltend gemacht werden.
Tipp: Insbesondere für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist es unumgänglich, sich frühzeitig auf den Empfang von E-Rechnungen vorzubereiten, um Diskussionen mit dem Finanzamt im Vorfeld zu vermeiden.
Was benötigt der Unternehmer für den Empfang von E-Rechnungen?
Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Die Übermittlung per E-Mail stellt aber nur eine der zulässigen elektronischen Übermittlungswege dar. Häufig anzutreffen ist auch die Möglichkeit zum Download oder die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen. Es bleibt den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.
Neue Prüfpflicht für E-Rechnungen
Sofern der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden soll, ist der alleinige Empfang von E-Rechnungen für sich genommen nicht ausreichend. Die E-Rechnung muss dann auch in Bezug auf das Format (Formatfehler) und den Inhalt (sog. Geschäftsregelfehler) korrekt sein und entsprechend übergeprüft werden.
Formatfehler
Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn die Datei dem vorgeschriebenen strukturierten elektronischen Format entspricht. Weicht die Datei technisch vom zulässigen Format ab, spricht man von Formatfehlern. Dazu zählen zum Beispiel falsche oder unzulässige Datei-Syntaxen oder Fälle, in denen die Angaben nicht richtig und vollständig aus der Datei ausgelesen werden können. Ob ein Formatfehler vorliegt, lässt sich mit einer geeigneten Validierungsanwendung prüfen.
Achtung: Dateien mit Formatfehlern gelten umsatzsteuerlich als „sonstige Rechnung“ und sind keine E-Rechnung.
Geschäftsregelfehler
Hierbei handelt es sich um inhaltliche Verstöße gegen die für das jeweilige E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln, etwa wenn Pflichtfelder fehlen oder Angaben nicht zueinander passen, z. B. ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum angegebenen Steuersatz passt. Solche Fehler betreffen die Inhalte oder Plausibilität, nicht das technische Format. Auch hier hilft die Validierung bei der Prüfung. Sie ersetzt aber nicht die Pflicht, die Rechnung inhaltlich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu kontrollieren. Es ist zulässig, sich bei Beachtung kaufmännischer Sorgfalt auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung zu stützen und den Validierungsbericht aufzubewahren.
Hinweis: Für den Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es verschiedene Softwarelösungen. Sprechen Sie uns an! Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht und stellen eine Softwarelösung zur Verfügung.
Mehr zur E-Rechnungspflicht
Startseite E-Rechnungspflicht | Was sind E-Rechnungen? | Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? | Was müssen Unternehmen jetzt tun? | Rechtlicher Rahmen der E-Rechnung | Was sind die Vorteile der E-Rechnung? | E-Rechnung geht ein – Was tun? | E-Rechnung bei Kleinunternehmern | Welche Fragen sind noch offen? | E-Rechnung und Digital-Gesetz: Besonderheiten im Gesundheitswesen