Fahrtkosten bei Dienstreisen

Werden Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen nicht an ihrem Arbeitsplatz (erste Tätigkeitstätte) tätig, sondern führen Geschäfts- und Dienstreisen durch, kann der Arbeitgeber die dafür anfallenden Aufwendungen für Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist, dass keine höheren Beträge erstattet werden, als der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen könnte. Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht steuerfrei, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung abziehen.

Fahrtkosten mit dem privaten Pkw

Führt der Arbeitnehmer berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw durch, können die tatsächlich entstehenden Aufwendungen mit einem individuellen Kilometersatz steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen können jedoch auch die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind.

Hinweis: Beim Bundesfinanzhof ist unter dem Aktenzeichen VI R 30/24 ein Verfahren zu der Frage anhängig, ob Fahrtkosten mit einem hohen individuellen Kilometersatz für ein privates Fahrzeug als Werbungskosten geltend gemacht werden dürfen, obwohl dem Arbeitnehmer ebenfalls ein Firmenwagen zur Verfügung stand. Im Streitfall handelte es sich bei dem Firmenwagen um einen Van, der als Familienauto zu 100 Prozent von der Ehefrau genutzt wurde. Die Dienstreisen führte der Steuerpflichtige mit seinem privaten Sportwagen durch. Das Finanzgericht erlaubte den Werbungskostenabzug. Denn anders als bei Unternehmern, ist bei Arbeitnehmern für die Anwendung der 1-Prozent-Methode zur Versteuerung des geldwerten Vorteils des Firmenwagens keine mindestens 50-prozentige betriebliche Nutzung vorgeschrieben.

Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen

Für die Berechnung des individuellen Kilometersatzes muss der Arbeitnehmer die Gesamtkosten für den Pkw und die Jahreskilometerleistung aufzeichnen. Zu den Gesamtkosten gehören beispielsweise die Benzinkosten, Reparaturkosten, Kfz-Steuer und -versicherungen, die Abschreibung oder auch die Leasingsonderzahlung. Die Leasingsonderzahlung muss für die Berechnung des Kilometersatzes auf den Leasingzeitraum verteilt werden. Für die Abschreibung wird eine Nutzungsdauer des Pkw von sechs Jahren unterstellt.

Werden die Gesamtaufwendungen durch die Gesamtkilometer geteilt, erhält der Arbeitnehmer den anzusetzenden Kilometersatz. Dabei müssen die Kosten nicht jedes Jahr neu berechnet werden, sondern es darf ein repräsentativer Zeitraum von zwölf Monaten zugrunde gelegt werden, solange sich die Verhältnisse nicht grundlegend ändern. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn der Pkw abgeschrieben ist oder sich die Höhe der Leasingraten ändert. Ein vollständiges Fahrtenbuch ist nicht notwendig. Dem Arbeitnehmer dürfen dann die beruflich gefahrenen Kilometer mit dem individuellen Kilometersatz erstattet werden.

Reisenebenkosten können ebenfalls steuerfrei erstattet werden. Dazu gehören unter anderem nachgewiesene Kosten für die Gepäckbeförderung und -aufbewahrung, Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Unfallkosten.

Tipp: Arbeitgeber können auch analog zu den pauschalen Kilometersätzen dem Arbeitnehmer zunächst 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer erstatten. Die Differenz zu den tatsächlichen Aufwendungen kann der Arbeitnehmer dann in seiner privaten Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Ansatz des pauschalen Kilometersatzes

Anstatt eines individuellen Kilometersatzes besteht für Arbeitgeber die Möglichkeit, Arbeitnehmern je nach Verkehrsmittel, einen pauschalen Kilometersatz steuerfrei zu erstatten. Die Höhe ist im Bundesreisekostengesetz festgelegt. Danach dürfen bei Nutzung eines Pkw 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer erstattet werden. Für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge, wie Motorräder, Motorroller, Mopeds, Mofas oder als Kfz eingestufte Elektrofahrräder, gibt es immerhin noch 0,20 Euro pro Kilometer.

Diese Pauschalen erhöhen sich auch nicht, wenn Kollegen mitgenommen werden. Und im Gegensatz zur Entfernungspauschale bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte erhalten Arbeitnehmer, die selbst mitgenommen werden, keine pauschalen Erstattungen.

Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wie Bahn, Schiff, Bus, U-/S-Bahn oder Tram können keine pauschalen Kilometersätze erstattet werden. Hier ist ausschließlich die Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten möglich.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern auch eine Bahncard steuerfrei gewähren, sofern diese ausschließlich betrieblich verwendet wird. Verwendet der Arbeitnehmer die Bahncard auch privat, bleibt die kostenfreie Überlassung nur lohnsteuerfrei, wenn die betriebliche Kostenersparnis höher ist als die Kosten für die Bahncard zuzüglich der ermäßigten Fahrkarten. In diesem Fall ist die zusätzliche private Nutzung unbeachtlich.

Beispiel: Die Kosten einer Bahncard 50 (2. Klasse) betragen 244 Euro. Der Arbeitnehmer unternimmt zwei Dienstreisen von Hamburg nach München. Die Kosten für die Bahntickets ohne Bahncard betragen insgesamt 744 Euro. Mit der Bahncard betragen die Kosten nur 372 Euro, d. h. gespart wurden 372 Euro. Da somit die betriebliche Kostenersparnis bereits höher ist als die Kosten der Bahncard von 244 Euro, bleibt eine zusätzliche private Nutzung irrelevant und der Arbeitgeber kann die Bahncard steuerfrei gewähren.

Entsprechendes gilt für die Gewährung von Zeitfahrkarten oder Umweltkarten im öffentlichen Personennahverkehr, wenn dies zu einer Kostenersparnis gegenüber den regulären Fahrtkosten führt.