Aufzeichnungspflichten für Taxi- und Mietwagenunternehmen
TSE-Absicherung für Taxameter und Wegstreckenzähler verpflichtend
Bargeldintensive Branchen wie Gastronomie aber auch das Taxigewerbe und Mietwagenfirmen stehen zunehmend im Fokus der Finanzbehörden. Hier bestehen erhöhte Anforderungen an Kassenführung und Aufzeichnungspflichten. Denn aus Sicht der Finanzverwaltung sind Taxameter und Wegstreckenzähler elektronische Aufzeichnungssysteme, sodass bei deren Verwendung eine gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht besteht.
Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle
Diese Einzelaufzeichnungspflicht soll nach Auffassung der Finanzverwaltung darüber hinaus auch für alle Geschäftsvorfälle gelten, die nicht mit dem Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden, z. B. Rechnungsfahrten, Krankenfahrten etc. Dabei sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Die Finanzverwaltung hat hierauf einen Blick und verschärft kontinuierlich die zu beachtenden Regeln und die technischen Anforderungen. Die Prüfer der Finanzämter sind angehalten, zur Kontrolle des ordnungsgemäßen Einsatzes von Taxametern und Wegstreckenzählern verstärkt Kassennachschauen durchzuführen.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler müssen abgesichert werden
In Taxis werden derzeit sog. EU-Taxameter eingesetzt. Wegstreckenzähler kommen bei Mietwagen zum Einsatz. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler müssen bereits seit dem 1. Januar 2024 grundsätzlich über eine zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert werden. Für EU-Taxameter mit der INSIKA-Technik, die vor dem 1. Januar 2021 in ein Taxi eingebaut wurden, gab es allerdings bis Ende Dezember 2025 eine Übergangsfrist. Seit dem 1. Januar 2026 sind nun aber alle in den Fahrzeugen verwendeten EU-Taxameter mit einer TSE auszustatten.
Wegstreckenzähler, die seit 1. Juli 2024 erstmalig in Verkehr gebracht wurden, müssen ebenfalls durch eine TSE abgesichert sein. Für Wegstreckenzähler, die vor dem 1. Juli 2024 in Verkehr gebracht wurden und über eine digitale Schnittstelle verfügen, gilt zwar noch eine Übergangsregelung. Sie müssen jedoch bis spätestens 31. Dezember 2026 an eine TSE angebunden werden. Über diesen Zeitpunkt hinaus wird es vermutlich keine weitere Übergangsregelung geben.
Mitteilungsverfahren für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Das Verfahren zur elektronischen Mitteilung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern an die Finanzbehörden war grundsätzlich ab 1. Januar 2025 anzuwenden. Das BMF gewährte jedoch eine sechsmonatige Übergangsregelung, die am 30. Juni 2025 endete. Für EU-Taxameter- und Wegstreckenzähler, die seit dem 1. Juli 2025
- angeschafft,
- gemietet oder geleast,
- mit einer TSE ausgerüstet oder
- außer Betrieb genommen werden,
gilt: Sie sind innerhalb eines Monats elektronisch an die Finanzverwaltung zu melden. Dabei ist auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen.
Einzelaufzeichnungspflichten
Unabhängig von der Absicherung von EU-Taxametern in Taxis und Wegstreckenzählern in Mietwagen gelten besondere, branchenspezifische Einzelaufzeichnungspflichten.
Umsatzsteuerlich ist es laut Finanzministerium im Übrigen ausreichend, wenn Rechnungsdoppel (Quittungsdurchschläge) unter den Voraussetzungen der GoBD aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem reproduziert werden können.
Es gelten grundsätzlich auch die allgemeinen Bestimmungen zum Datenzugriff, zur Verfahrensdokumentation, zur Aufbewahrung von Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen etc.. Zudem sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Taxameter im Rahmen der allgemeinen Pflichten zu protokollieren.
Digitaler Zugriff auf Vor- und Nebensysteme
Die Digitalisierung der Betriebsprüfung bedeutet, dass auch die im Unternehmen genutzten elektronischen Vor- und Nebensysteme in den Fokus genommen werden.
Die Finanzbeamten haben im Rahmen einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung das Recht,
- sich die Daten in dem Vorsystem anzusehen,
- vom Unternehmer Auswertungen mit dem Vorsystem vornehmen zu lassen oder
- sich die Daten in einem auswertbaren Format übergeben zu lassen, sodass sie die Daten mit ihren eigenen Programmen auswerten können.
Die Daten müssen dem Prüfer mitunter in einem genau definierten Format übergeben werden. Ist dies nicht möglich, handelt es sich um einen Verstoß gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Ein solcher kann je nach Umfang und Bedeutung bereits eine Hinzuschätzung von Umsatz und Gewinn mit entsprechenden Steuernachzahlungen sowie eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.
Anforderungen an die Belegausgabe
Die Belege als auch die Protokollierung müssen je Transaktion die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten. Außerdem muss der Beleg sowohl den Prüfwert der Transaktion aus der Protokollierung und den fortlaufenden Signaturzähler enthalten. Im Beleg muss auch angegeben werden, wenn mehrere Zahlungsarten verwendet wurden (bspw. Entgegennahme eines Gutscheins, EC- oder Kreditkartenzahlung und Barzahlung).
Sofern Sie Fragen haben, sprechen Sie einen ETL-Steuerberater gezielt auf diese Themen an. Er wird Sie gern dazu beraten.
