E-Rechnung – erste Übergangsfrist läuft aus

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es keine. Die Empfangspflicht gilt auch für Unternehmer, die nur steuerfreie Leistungen erbringen (bspw. „private“ Vermieter von Wohnraum) sowie für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer. Für den Rechnungsausgang laufen zwar noch Übergangsfristen. Doch bereits in diesem Jahr muss entschieden werden, wie Rechnungen ab 2027 oder spätestens ab 2028 erstellt werden.

Die Schonfrist läuft gestuft aus

Für Rechnungen an andere inländische Unternehmen (B2B) bleibt die Papierrechnung noch bis Ende 2026 zulässig. PDF und andere elektronische Formate ohne strukturierten Datensatz sind ebenfalls noch möglich, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Beträgt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers in 2026 mehr als 800.000 Euro, muss der Rechnungsausgang bereits ab 1. Januar 2027 grundsätzlich auf E-Rechnung umgestellt werden. Für Unternehmen bis zu dieser Umsatzgrenze läuft die Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Ab 2028 müssen dann alle Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden, soweit keine Ausnahme greift.

Ausnahmen für den Rechnungsausgang

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erfasst vor allem Leistungen gegenüber anderen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Endverbraucher
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Leistungen von Kleinunternehmern i.S. des § 19 UStG
• Rechnungen über umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG.

Ein PDF genügt nicht

Für die Umstellung reicht es nicht, nur ein anderes Dateiformat zu verschicken. Ein einfaches PDF ist steuerlich keine E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturierter Datensatz, der elektronisch verarbeitet werden kann. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich. Auch die Aufbewahrung muss dazu passen. Der strukturierte Teil ist so zu archivieren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Die E-Rechnung hat Vorteile

Es gibt zwar keine Pflicht, jede E-Rechnung im eigenen Unternehmen auch vollständig elektronisch weiterzuverarbeiten. Doch gerade hier liegt oft der praktische Nutzen der Umstellung. Ausdrucke, händische Freigaben und separate Listen führen zu Medienbrüchen, die den weiteren Bearbeitungsprozess verlangsamen. Leistungserfassung, Freigaben, Versand, Verbuchung, Fristenkontrolle beim Zahlungseingang, Reklamationen und Rechnungskorrekturen sollten daher nach Möglichkeit elektronisch erfolgen. Dann ist die E-Rechnung nicht nur ein neues Versandformat, sondern hilft, Abläufe effizienter und transparenter zu machen.

Der Versandweg ist kein Allheilmittel

Funktionierende E-Mails, Schnittstellen, gemeinsame Speicherorte oder Portale reichen nicht aus. Ausschlaggebend ist, dass das gewählte Verfahren im Alltag zuverlässig ist, insbesondere bei der Validierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Bei XRechnung sollte außerdem geklärt sein, wie XML-Dateien im Unternehmen lesbar gemacht werden. Anders als ZUGFeRD enthält XRechnung keine zusätzliche PDF-Darstellung.

2026 für Bestandsaufnahme und Tests nutzen

Für den Rechnungsausgang sind vor allem drei Fragen entscheidend:

• sind Stammdaten, Leistungsbeschreibungen, Steuerkennzeichen und Freigaben so gepflegt, dass daraus ein valider strukturierter Datensatz entsteht?
• Können Kunden das gewählte Format verarbeiten?
• Funktionieren Versand, Archivierung und die internen Abläufe ohne Brüche?

Diese Fragen sollten mit Kunden, Softwarehaus und Steuerberater rechtzeitig geklärt werden.