Vorsteuervergütungsverfahren
Wenn der Erstattungsantrag an Formalien scheitert
Ein kleiner Sachverhalt soll verdeutlichen, worum es eigentlich geht. Ein ausländischer Unternehmer kauft in Deutschland Werkzeuge und Baustoffe und hat auf dieser Geschäftsreise auch noch Hotelkosten. Alles mit deutscher Umsatzsteuer. Das Unternehmen ist in Deutschland aber nicht umsatzsteuerlich registriert und führt auch keine steuerpflichtigen Umsätze aus. Eine Pflicht zur Abgabe einer deutschen Umsatzsteuererklärung ergibt sich daher nicht. Wie also an die deutsche Vorsteuer kommen? Dafür gibt es ein gesondertes Verfahren – das so genannte Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Dieses gilt nicht nur für ausländische Unternehmer, sondern auch für deutsche Unternehmer, die sich ausländische Umsatzsteuer erstatten lassen wollen.
Doch auf dem Weg zur Erstattung lauern Fallstricke – vor allem bei den Formalien, wie der Beschluss des Finanzgerichts Köln (FG) vom 14. Mai 2025 (2 K 227/23) zeigt. Dieses ruft jetzt sogar den Europäischen Gerichtshof an (Az. T-880/25).
Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?
Bei inländischen Unternehmern wird die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Vorsteuer grundsätzlich über die laufende Umsatzsteuer-Erklärung mit der eigenen Umsatzsteuer verrechnet. Für Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer ist dies oftmals nicht möglich, weil in dem jeweiligen Ausland keine Registrierung besteht oder keine laufenden Erklärungen abgegeben werden. Dann kann die ausländische Umsatzsteuer über einen Erstattungsantrag zurückgeholt werden.
Voraussetzung für eine Erstattung ist, dass der Steuerpflichtige Umsätze ausführt, die in dem Staat, in dem er ansässig ist, ein Recht auf Vorsteuerabzug begründen.
Wie läuft das Verfahren ab?
Deutsche Unternehmer beantragen die Erstattung aus EU-Staaten bis zum 30. September des Folgejahres elektronisch über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Die Erstattung der Steuer aus Drittstaaten muss bis 30. Juni des Folgejahres direkt bei der ausländischen Behörde beantragt werden. Für ausländische Unternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten, die deutsche Vorsteuer erstattet bekommen wollen, erfolgt die Antragstellung elektronisch über das Portal im Ansässigkeitsstaat, die Bearbeitung erfolgt in Deutschland. Unternehmer aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten müssen ihren Antrag auf Vorsteuervergütung elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) des BZSt einzureichen.
Erstattungsanträge im EU-Vorsteuervergütungsverfahren
Entscheidend ist, dass die Antragsdaten vollständig und in der vorgesehenen Struktur übermittelt werden. So sind gemäß der entsprechenden EU-Richtlinie in dem Erstattungsantrag für jeden Mitgliedstaat und für jede Rechnung unter anderem neben dem Leistenden auch das Datum, die Rechnungsnummer, die Steuerbemessungsgrundlage und der Steuerbetrag anzugeben.
Genau um diese Anforderungen geht es in dem Beschluss des FG Köln. Fraglich war, ob eine Zusammenfassung vieler Rechnungen in einer Position den Antrag unwirksam werden lässt, obwohl eine gesonderte Rechnungsaufstellung elektronisch vorlag.
Streit um Sammelpositionen und Datensatzpflichten
Im entschiedenen Fall beantragte ein polnisches Unternehmen die Erstattung deutscher Vorsteuer im EU-Vergütungsverfahren. Im elektronischen Antrag wurde jedoch nicht jede Rechnung einzeln mit den vorgesehenen Angaben erfasst. Stattdessen wurden die Vorsteuerbeträge von über 120 Rechnungen in einer einzigen Position zusammengefasst. Ergänzend lag eine separate Tabelle mit Rechnungsangaben (Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag) elektronisch vor. Diese war aber nicht als Bestandteil der strukturierten Antragsdaten übermittelt worden.
Formell kann ein unvollständiger oder fehlerhafter Antrag so behandelt werden, als wäre er nicht wirksam gestellt worden. Dann würde die Erstattung scheitern, obwohl die materiellen Voraussetzungen im Übrigen vorliegen können. Das FG Köln hat erläutert, dass der Antrag nach deutschem Recht abzuweisen wäre. Gleichzeitig hat das Gericht Zweifel geäußert, ob diese Strenge mit dem Unionsrecht vereinbar ist.
Hintergrund ist, dass das EU-Recht zwar einen elektronischen Erstattungsantrag und Angaben zu jeder Rechnung verlangt, aber nicht detailliert vorgibt, in welchem technischen Datenformat die Einzelangaben übermittelt werden müssen. Deshalb muss der EuGH nun klären, ob Deutschland eine Übermittlung der Rechnungsangaben jeweils in einem Datensatz verlangen darf und ob ein Antrag bei Abweichungen als unwirksam behandelt werden kann. Außerdem wird geklärt, ob eine selbsterstellte, elektronisch übermittelte Aufstellung mit allen erforderlichen Angaben ausreichen kann.
Fazit
Kleinbelege wie Tankquittungen oder Fahrscheine werden in der Praxis häufig gesammelt, als Sammelscan verarbeitet und buchhalterisch zusammengeführt, was im Vorsteuervergütungsverfahren ein Risiko auslöst, wenn die Antragstellung im Portal die Struktur „je Rechnung ein Datensatz“ nicht abbildet. Bis zur Klärung durch den EuGH bleibt das formale Risiko hoch.
Unternehmer sollten daher sicherstellen, dass die Erstattungsanträge frühzeitig vorbereitet werden und die Rechnungsangaben je Beleg vollständig in der vorgesehenen Datenstruktur erfasst werden. Außerdem sollte geprüft werden, ob eingesetzte Software oder Dienstleister die geforderten Einzelangaben tatsächlich im richtigen Format übermitteln.
