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Was Arbeitgeber 2023 wissen müssen

Steuertipps
31.12.2022 — zuletzt aktualisiert: 10.01.2023

Was Arbeitgeber 2023 wissen müssen

Mindestlohn seit Oktober 2022 erneut gestiegen
Seit Oktober 2022 gilt der allgemeine Mindestlohn von 12 Euro brutto je Arbeitsstunde. Ausnahmen vom gesetzlichen Mindestlohn gibt es für bestimmte Personengruppen, wie Jugendliche unter 18 Jahre, Auszubildende, bestimmte Praktikanten und ehrenamtlich Tätige. Ausnahmen bestehen weiterhin, soweit ein branchenspezifischer Tarifvertrag besteht, der eine höhere Vergütung vorsieht.

Gleitzone für Midi-Jobs im Januar erneut angehoben
Arbeitnehmer können als Mini-Jobber beschäftigt werden, sofern ihr regelmäßiges monatliches Entgelt den Betrag der Geringfügig-keitgrenze von zurzeit 520 Euro pro Monat nicht übersteigt. Liegt das Entgelt auch nur einen Cent darüber, handelt es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Doch damit werden nicht gleich die vollen Beiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer fällig. In der sogenannten Gleitzone steigen die Beiträge zur Sozialversicherung sukzessive an. Nachdem zum 1. Oktober 2022 schon die obere Gleitzonengrenze von 1.300 Euro auf 1.600 Euro angehoben wurde, wird die Obergrenze zum  1. Januar 2023 erneut auf nun 2.000 Euro angehoben. Auch die Berechnungssystematik der Beiträge wurde zum 1. Oktober 2022 geändert. Anders als bislang ergibt sich der Arbeitgeberbeitrag nun als Differenz zwischen Gesamtbeitrag und Arbeitnehmerbeitrag. Beide werden anhand von speziellen Formeln ermittelt. Die neue Systematik führt zu einer Entlastung der Arbeitnehmer und höheren Arbeitgeberkosten gerade im unteren Gleitzonenbereich.

Neue Grenzen für geringfügig Beschäftigte
Zum 1. Oktober 2022 wurde die sogenannte Geringfügigkeitsgrenze (Mini-Job) von 450 Euro auf 520 Euro angehoben. Seitdem ist diese dynamisch ausgestaltet und erhöht sich automatisch mit jeder Anpassung des gesetzlichen Mindestlohns von zurzeit 12 Euro. Bei einer geringfügigen Beschäftigung darf das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt im Durchschnitt einer Jahresbetrachtung 520 Euro nicht übersteigen, bei einer durchgehenden mindestens 12-monatigen Beschäftigung ist also maximal ein Entgelt von 6.240 Euro zulässig. Der Gesetzgeber hat die Anzahl der möglichen Überschreitungen reduziert und auch eine betragsmäßige Deckelung eingeführt. Ein gelegentliches bzw. unvorhersehbares Überschreiten der 520-Euro-Grenze in nicht mehr als zwei Kalendermonaten (früher drei Monate) innerhalb eines Zeitjahres ist unschädlich und löst keine Versicherungspflicht aus. Dabei darf jedoch die unvorhersehbare Zahlung zusammen mit dem laufenden Arbeitsentgelt für den Kalendermonat das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze, d. h. aktuell 1.040 Euro, nicht übersteigen.

Pauschalierung der Lohnsteuer bei kurzfristig Beschäftigten
Der Arbeitgeber kann anstatt nach individuellen Lohnsteuermerkmalen bei Arbeitnehmern, die nur kurzfristig beschäftigt werden, die Lohnsteuer mit einem Steuersatz von 25 Prozent pauschalieren. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer nur gelegentlich, also nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird. Dabei darf die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht überschreiten und der Arbeitslohn 120 Euro durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigen. Ist die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich, so darf das Entgelt pro Tag auch mehr als 120 Euro betragen. Die Grenze von 120 Euro wurde zum 1. Januar 2023 auf 150 Euro angehoben. Zusätzlich wurde auch der maximale Stundenlohn bei der Lohnsteuerpauschalierung von kurzfristig Beschäftigten und in der Landwirtschaft von 15 Euro auf 19 Euro erhöht.

Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung steigen
Während im Jahr 2022 die Beitragsbemessungsgrenzen im Vergleich zum Vorjahr teilweise sogar sanken, steigen diese im Jahr 2023 wieder an. Die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung beträgt im Jahr 2023 bundeseinheitlich 59.850 Euro, während die Versicherungs-pflichtgrenze auf 66.600 Euro ansteigt. Arbeitnehmer, die oberhalb der Versicherungspflichtgrenze verdienen, können sich privat krankenversichern und sind dann von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung befreit. Für die Rentenversicherung gilt in 2023 eine Beitragsbemessungsgrenze von 87.600 Euro (West) bzw. 85.200 Euro (Ost).

Die Bezugsgröße, die unter anderem Grundlage für die Festsetzung des Mindestbeitrags für freiwillige Mitglieder in der gesetzlichen Krankenversicherung und für die Beitragsberechnung von versicherungs-pflichtigen Selbständigen in der gesetzlichen Rentenversicherung von Bedeutung ist, steigt auf 40.740 Euro. Die Bezugsgröße (Ost) erhöht sich auf 39.480 Euro und die Einkommensgrenze für die beitragsfreie Familienversicherung steigt auf 485 Euro.

Beitragserhöhungen in der Sozialversicherung
Während die Beitragssätze zur Rentenversicherung (18,6 Prozent), zur Pflegeversicherung (3,05 Prozent) und zur Krankenversicherung (14,6 Prozent) in 2023 stabil bleiben, erhöht sich der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz zur gesetzlichen Krankenversicherung auf 1,6 Prozent. In der Regel wird jedoch ein kassenindividueller Zusatzbeitragssatz angewendet. Viele Krankenkassen setzen niedrigere oder höhere Zusatzbeiträge fest. Angehoben wird auch der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung, der von 2,4 Prozent auf 2,6 Prozent steigt. Die Insolvenzgeldumlage sinkt von 0,09 Prozent auf 0,06 Prozent, während der Beitragssatz zur Künstlersozialabgabe von 4,2 Prozent auf 5,0 Prozent im Jahr 2023 steigt.

Steuerlich geförderte Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung ändern sich
Viele Arbeitgeber bieten eine betriebliche Altersversorgung an, um ihren Mitarbeitern eine höhere finanzielle Absicherung im Alter zu ermöglichen. Jährlich können Beiträge in Höhe von 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze steuerfrei in eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung eingezahlt werden. Dabei bleiben die Beiträge bis zu 4 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze auch sozialversicherungsfrei. Für 2023 bedeutet dies: Steuerfrei eingezahlt werden können Beiträge bis zu 7.008 Euro (8 Prozent von 87.600 Euro), wovon 3.504 Euro sozialversicherungsfrei sind.

Sachbezugswerte werden ebenfalls angepasst
Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, sind Arbeitslohn. Sie werden jedoch nicht mit dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit lohnbesteuert, sondern nur in Höhe der geringeren amtlichen Sachbezugswerte. Im Jahr 2023 ist eine Kantinenmahlzeit (Mittag- bzw. Abendessen) mit 3,80 Euro anzusetzen. Ein Frühstück wird mit 2,00 Euro berücksichtigt. Für freie Unterkunft beim Arbeitgeber beträgt der Sachbezugswert für einen Beschäftigten 265,00 Euro monatlich. Bei Überlassung einer Wohnung ist jedoch der ortsübliche Mietpreis anzusetzen. Kann dieser nicht ermittelt werden, dürfen 4,66 Euro pro Quadratmeter bzw. 3,81 Euro bei einfacher Ausstattung als Sachbezug angesetzt werden.

Gut vorbereitet auf die digitale Betriebsprüfung
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger (euBP) grundsätzlich für alle Arbeitgeber verpflichtend. In Vorbereitung der euBP sind die Arbeitgeber bereits seit 1. Januar 2022 verpflichtet, auch die begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Zu den betroffenen begleitenden Entgeltunterlagen gehören z. B. Immatrikulationsbescheinigungen oder der Nachweis der Elterneigenschaft. In elektronischer Form führen bedeutet, dass die Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern einzeln gespeichert und dem betroffenen Beschäftigten namentlich und zeitlich zugeordnet werden müssen. Die Dateien müssen also eindeutig benannt sein. Dabei darf der Name nicht mehr als 64 Zeichen betragen und keine Sonderzeichen beinhalten. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff. Eine nachträgliche Veränderung der Unterlagen muss ausgeschlossen sein.

Zusätzliche Erfordernisse gelten für Unterlagen, die die Schriftform erfordern. Dazu gehören z. B. Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht. Soll für diese Unterlagen die eigenhändige Unterschrift durch eine elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die oben genannten Erklärungen und Anträge nicht mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, muss der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform entgegennehmen.

Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag längstens bis 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen befreien lassen. Doch spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen sämtliche Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt und Entgeltunterlagen mit Schriftformerfordernis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Krankmeldungen ohne „gelben Schein“
Seit dem 1. Januar 2023 ist das Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber von gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern verpflichtend. Diese Arbeitnehmer erhalten künftig bei einer Krankheit von ihrem Arzt keine Ausfertigung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für ihren Arbeitgeber mehr („gelber Schein“). Vielmehr ist der Arzt verpflichtet, bis 24 Uhr des Tages der Krankschreibung die Arbeitsunfähigkeit elektronisch der zuständigen Krankenkasse zu melden. Gesetzlich besteht für den Arbeitnehmer nur noch die Pflicht, dem Arbeitgeber (formlos) den Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Was allerdings – zumindest vorerst – erhalten bleiben soll, ist eine ärztliche Papierbescheinigung für den Arbeitnehmer über die Arbeitsunfähigkeit als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel. Im Gegenzug zum Wegfall der Arbeitgeberausfertigung wird dem Arbeitgeber ermöglicht, eine eAU bei den Krankenkassen abzurufen. Derzeit gibt es allerdings noch eine Vielzahl an Fehlermeldungen bei den Abrufen der eAU. Für eine Übergangszeit kann es daher sinnvoll sein, mit dem Arbeitnehmer weiterhin die Vorlage der ihm in Papierform ausgestellten AU-Bescheinigung zu vereinbaren.

Hinweis: Der Abruf ist nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer bei eigener Krankheit, sowie bei einem Arbeitsunfall oder einem stationären Krankenhausaufenthalt möglich. Ist das Kind des Arbeitnehmers erkrankt oder dieser privat krankenversichert, handelt es sich um Krankschreibungen im Ausland, Rehabilitationsleistungen oder Beschäftigungsverbote, ist der Abruf nicht möglich.

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