Zwischen Glühwein, Weihnachtsfeier und Jahresabschluss rückt auch ein eher nüchternes Thema in den Fokus: Die Finanzverwaltung hat ihre Vorgaben zu Bewirtungskosten an die digitale Belegwelt angepasst. Gerade vor dem Hintergrund der E-Rechnung sollten Unternehmer jetzt prüfen, ob ihre Abläufe bei Geschäftsessen noch zu den neuen Anforderungen passen.

Neu im Mittelpunkt steht die Technik rund um den Bewirtungsbeleg. Nutzt ein Restaurant ein elektronisches Kassensystem, erwartet die Finanzverwaltung in der Regel einen maschinell erstellten, elektronisch aufgezeichneten und mit einer Sicherheitseinrichtung abgesicherten Kassenbon. Handschriftliche oder nicht ordnungsgemäß aufgezeichnete Belege können dazu führen, dass der Betriebsausgabenabzug versagt wird. Unternehmer dürfen aber grundsätzlich darauf vertrauen, dass ein ordnungsgemäßer Kassenbeleg vorliegt, wenn typische Merkmale wie Transaktionsnummer, Seriennummer oder ein QR-Code vorhanden sind. Wichtig ist außerdem, dass die Leistungsbeschreibung im Beleg nachvollziehbar ist, also nicht nur „Speisen und Getränke“, sondern zum Beispiel „Mittagsmenü“ oder „Buffet Business Lunch“.

Stärker betont wird auch die vollständige elektronische Nachweisführung. Rechnungen dürfen als E-Rechnung oder in einem anderen elektronischen Format vorliegen, Papierbelege können eingescannt werden. Der ergänzende Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern, Ort, Datum und Betrag kann ebenfalls digital erstellt oder digital unterschrieben werden. Voraussetzung ist eine revisionssichere Ablage nach den GoBD, bei der spätere Änderungen erkennbar bleiben. Rechnung und Bewirtungsbeleg müssen eindeutig miteinander verknüpft sein, etwa über eine Belegnummer, einen Barcode oder ein Dokumentenmanagementsystem. Wer bereits im Zuge der E-Rechnung auf digitale Workflows umstellt, sollte diese Verknüpfung gleich von Anfang an mitdenken.

Unternehmer sollten nun vor allem darauf achten, dass Bewirtungsbelege zeitnah erstellt und intern freigegeben werden, dass in Restaurants nur noch ordnungsgemäße Kassenrechnungen mit klarer Leistungsbeschreibung akzeptiert werden und dass alle Unterlagen zu Geschäftsessen einheitlich elektronisch und prüfungssicher abgelegt sind. Bei Auslandsbewirtungen ist im Vorfeld zu klären, ob maschinelle Belege erhältlich sind und wie Abweichungen sauber dokumentiert werden. Wer diese Punkte in seine E-Rechnungs- und Belegprozesse integriert, reduziert das Risiko, dass Bewirtungskosten später im Rahmen einer Betriebsprüfung gestrichen werden.