Bei grenzüberschreitenden Geschäften gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht automatisch, nur weil eine deutsche USt-IdNr. verwendet wird. Entscheidend ist, wo der leistende Unternehmer und sein Kunde für den jeweiligen Umsatz ansässig sind und ob eine deutsche Betriebsstätte an der Leistung beteiligt ist. Zusätzlich können im anderen Staat eigene Vorgaben für elektronische Rechnungen oder digitale Meldungen gelten.

Eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung begründet keine Ansässigkeit in Deutschland

Eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung oder USt-IdNr. bedeutet nicht, dass ein ausländisches Unternehmen für die E-Rechnung in Deutschland ansässig ist. Maßgeblich sind insbesondere Sitz oder Geschäftsleitung und gegebenenfalls eine deutsche Betriebsstätte, die an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist. Die Ansässigkeitsvoraussetzungen für die E-Rechnung zwischen Unternehmen regelt § 14 Abs. 2 UStG.

Weist ein ausländischer Unternehmer in seiner Rechnung darauf hin, dass er keine feste Niederlassung in Deutschland hat, darf sich der Rechnungsempfänger nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich auf diese Angabe verlassen, wenn keine gegenteiligen Umstände erkennbar sind.

Eine deutsche Betriebsstätte führt nicht automatisch zur deutschen E-Rechnungspflicht

Hat ein ausländisches Unternehmen eine Betriebsstätte in Deutschland, reicht deren bloßes Bestehen nicht aus. Entscheidend ist, ob diese Betriebsstätte an der konkreten Leistung beteiligt ist.

Eine deutsche Rechnungsanschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. beweist eine solche Beteiligung für sich allein nicht. Auch eine rein organisatorische Mitwirkung kann anders zu beurteilen sein als eine tatsächliche Beteiligung an der Leistungserbringung.

Reverse Charge und Rechnungsform sind getrennt zu beurteilen

Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnungsform richtet sich dennoch nach den dafür geltenden Vorschriften. Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen kommt es zusätzlich darauf an, wo der leistende Unternehmer ansässig ist, ob eine Betriebsstätte beteiligt ist und welches nationale Recht für die Rechnungserteilung gilt.

Ist der leistende Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig und schuldet der deutsche Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, gelten für die Rechnung häufig die Vorschriften des Ansässigkeitsstaats des leistenden Unternehmers. Eine wichtige Ausnahme besteht unter anderem bei der Abrechnung durch Gutschrift.

Reverse Charge, Rechnungsform und Abrechnungsart sind deshalb getrennt zu beurteilen.

Bei ausländischen Geschäftskunden greift die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht

Die verpflichtende deutsche E-Rechnung setzt grundsätzlich voraus, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger für den Umsatz im Inland ansässig sind. Eine Rechnung eines deutschen Unternehmens an einen im Ausland ansässigen Geschäftskunden fällt daher grundsätzlich nicht unter diese deutsche B2B-E-Rechnungspflicht.

Das bedeutet aber nicht automatisch, dass ein einfaches PDF zulässig ist. Im Staat des Kunden können eigene E-Rechnungs- oder Meldevorgaben gelten.

Vier typische grenzüberschreitende Konstellationen im Vergleich

Auch innerhalb eines Konzerns gelten nicht automatisch einheitliche Rechnungsregeln. Entscheidend bleiben die beteiligten Gesellschaften, die konkrete Leistung und die Vorgaben der betroffenen Staaten.

E-Rechnungsvorgaben unterscheiden sich von Land zu Land

Viele Staaten haben eigene Vorgaben für elektronische Rechnungen und digitale Umsatzsteuermeldungen. Sie unterscheiden sich beispielsweise bei verpflichtenden Formaten, staatlichen Plattformen, Übermittlungswegen, Meldefristen und den betroffenen Umsätzen.

Eine einmal erstellte Länderliste ist deshalb schnell veraltet. International tätige Unternehmen sollten die für sie relevanten Vorgaben regelmäßig nach Land, Gesellschaft und Geschäftsart aktualisieren.

Ein möglichst einheitliches Rechnungssystem kann sinnvoll sein. Es muss aber die unterschiedlichen nationalen Vorgaben unterstützen können.

Bei Warenimporten kommen Zoll und Einfuhrumsatzsteuer hinzu

Bei Warenimporten aus Drittländern sind Rechnung und E-Rechnung nur ein Teil des Gesamtvorgangs. Zusätzlich können Zollanmeldung, Einfuhrumsatzsteuer und weitere Einfuhrvorgaben relevant sein. Für Unternehmen im Onlinehandel kann außerdem IOSS eine Rolle spielen.

Diese Regeln bestimmen nicht unmittelbar, ob eine Rechnung eine E-Rechnung sein muss. Rechnungs- und Einfuhrdaten sollten jedoch zueinander passen, damit Warenwert, Lieferant, Warenpositionen und steuerliche Behandlung nachvollziehbar bleiben.

ViDA bringt ab 2030 neue Vorgaben für grenzüberschreitende B2B-Umsätze

Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) werden die Umsatzsteuerregeln für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze weiter digitalisiert. Ab dem 1. Juli 2030 gelten für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Umsätze neue unionsweite Vorgaben für E-Rechnungen und digitale Meldungen.

Für die Jahre 2026 und 2027 entsteht daraus jedoch noch kein einheitliches europäisches E-Rechnungssystem. Unternehmen mit Geschäft in mehreren Staaten müssen weiterhin die jeweils geltenden nationalen Regeln beachten.

ETL bündelt steuerrechtliche und internationale Expertise

Der ETL Steuerberater bleibt der zentrale Ansprechpartner. Bei anspruchsvollen deutschen Umsatzsteuerfragen, etwa zur Beteiligung einer Betriebsstätte, zu Reverse Charge oder zu besonderen Abrechnungsformen, können die Experten der ETL SteuerRecht GmbH hinzugezogen werden.

Bei Sachverhalten mit mehreren Staaten unterstützt ETL GLOBAL dabei, qualifizierte lokale Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer einzubeziehen. Das europazentrierte internationale Netzwerk ist in über 60 Ländern vertreten und kann beispielsweise bei Umsatzsteuerregistrierungen, laufender Compliance, E-Commerce oder anderen grenzüberschreitenden Steuerfragen unterstützen.

Bei internationalen Warenströmen können zusätzlich Zoll- und Einfuhrfragen entstehen. Je nach Staat und Sachverhalt sind hierfür weitere Spezialisten einzubeziehen.

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