Auch Arztpraxen, Therapeuten und andere Unternehmen im Gesundheitswesen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die eigenen Rechnungen sieht es häufig anders aus: Viele Heilbehandlungen sind umsatzsteuerfrei und lösen regelmäßig keine Pflicht zur E-Rechnung aus. Rechnungen an private Patienten fallen ebenfalls nicht unter die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen. Anders kann es bei steuerpflichtigen Leistungen an Unternehmen aussehen.

Auch eine Praxis mit steuerfreien Heilbehandlungen muss E-Rechnungen empfangen können

Die Steuerfreiheit der eigenen Heilbehandlungen ändert nichts am Rechnungseingang. Auch eine Praxis, die ausschließlich steuerfreie Heilbehandlungen erbringt, muss E-Rechnungen ihrer Lieferanten empfangen und verarbeiten können. Ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen muss, ist für die jeweilige Ausgangsleistung getrennt zu prüfen.

Bei Patientenrechnungen ist entscheidend, wer die Leistung erhält

Eine Rechnung an einen privaten Patienten fällt nicht unter die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen. Daran ändert sich nichts, wenn der Patient die Kosten später von seiner privaten Krankenversicherung, einer Beihilfestelle oder seinem Arbeitgeber erstattet bekommt. Leistungsempfänger bleibt der Patient.

Anders ist die Situation, wenn beispielsweise ein Arbeitgeber, ein Krankenhaus oder eine andere Praxis eine Leistung für das eigene Unternehmen beauftragt und selbst Leistungsempfänger ist. Dann muss geprüft werden, ob für diese Leistung eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht und gegebenenfalls eine E-Rechnungspflicht besteht.

Steuerfreie Heilbehandlung und steuerpflichtige Zusatzleistung können nebeneinander vorkommen

Viele klassische Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Dann muss auch keine E-Rechnung ausgestellt werden.

Daneben können in derselben Praxis steuerpflichtige Leistungen vorkommen, etwa bestimmte Gutachten, Leistungen ohne therapeutischen Zweck oder nicht medizinisch veranlasste ästhetische Behandlungen. Für diese Umsätze gelten andere Regeln. Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmen, kann deshalb auch die E-Rechnungspflicht relevant werden.

Zusätzlich können bei steuerpflichtigen Leistungen die Kleinbetragsregelung bis 250 Euro oder die Kleinunternehmerregelung relevant sein.

Gemischte Umsätze wirken sich auch auf den Vorsteuerabzug aus

Erbringt eine Praxis sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Leistungen, kann das auch für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen wichtig sein. Entscheidend ist, wofür die eingekaufte Leistung verwendet wird. Eine technisch und formal ordnungsgemäße E-Rechnung allein bedeutet deshalb noch nicht, dass die darin ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig als Vorsteuer abgezogen werden kann.

Rechnungen können sensible Gesundheitsdaten enthalten

Rechnungen aus dem Gesundheitswesen können Gesundheitsdaten enthalten oder Rückschlüsse auf eine Behandlung ermöglichen. Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten. Deshalb ist nicht jeder technisch mögliche Übermittlungsweg automatisch für jede Rechnung geeignet.

Auch wenn eine E-Rechnung umsatzsteuerlich per E-Mail übermittelt werden kann, müssen bei Gesundheitsdaten zusätzlich die datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden.

Die Leistungsbeschreibung muss für die Rechnung ausreichend konkret sein. Gleichzeitig sollten keine Diagnosen oder medizinischen Einzelheiten aufgenommen werden, die für Abrechnung und Nachweis nicht erforderlich sind. Auch Zugriffsrechte, Übermittlungsweg und eingesetzte Dienstleister müssen zum Schutzbedarf der Daten passen.

ETL ADVISION: spezialisiert auf das Gesundheitswesen

ETL ADVISION bündelt innerhalb der ETL-Gruppe die spezialisierte Beratung für das Gesundheitswesen. Die angeschlossenen Kanzleien beraten unter anderem Ärzte, Zahnärzte, Apotheker, Therapeuten, Pflegedienste sowie Heil- und Hilfsmittelerbringer und kennen die besonderen steuerlichen und organisatorischen Anforderungen dieser Branchen.

Bei der Einführung der E-Rechnung können deshalb sowohl die umsatzsteuerliche Einordnung der Leistungen als auch die besonderen Anforderungen an Rechnungsabläufe und sensible Daten berücksichtigt werden.

Die Digitale Patientenrechnung ist nicht die umsatzsteuerliche E-Rechnung

Die Digitale Patientenrechnung (DiPag) der gematik und die E-Rechnung nach § 14 UStG sind zwei unterschiedliche Verfahren. Die DiPag betrifft die digitale Abwicklung von Patientenrechnungen. Die umsatzsteuerliche E-Rechnung betrifft dagegen strukturierte Rechnungsdaten und die gesetzlichen Vorgaben für bestimmte Rechnungen zwischen Unternehmen.

Eine Praxis kann deshalb mit beiden Themen gleichzeitig zu tun haben. Die Nutzung der DiPag ersetzt eine gegebenenfalls erforderliche E-Rechnung nicht – und umgekehrt.

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