Im Onlinehandel bestellen Privat- und Geschäftskunden oft über dieselben Shops und Marktplätze. Für die E-Rechnung ist deshalb entscheidend, ob eine Bestellung für ein Unternehmen erfolgt und ob die dafür erforderlichen Kundendaten vollständig vorliegen. Bei Marktplätzen kommt eine weitere Frage hinzu: Wer erbringt die Leistung gegenüber dem Kunden und wer stellt die Rechnung aus? Diese Punkte müssen geklärt sein, damit die E-Rechnung zuverlässig aus Shop, Warenwirtschaft oder Plattform erzeugt werden kann.

Im Shop muss erkennbar sein, ob für ein Unternehmen bestellt wird

Ein Firmenname oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann auf eine Bestellung für ein Unternehmen hinweisen. Eine USt-IdNr. ist dafür aber weder in jedem Fall erforderlich noch für sich allein entscheidend. Maßgeblich ist, ob der Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht.

Bei Geschäftskunden müssen außerdem die für die Rechnung erforderlichen Unternehmens- und Adressdaten vollständig vorliegen. Shop und Marktplatz sollten diese Angaben deshalb so erfassen, dass sie bei der Rechnungserstellung zur Verfügung stehen.

Kunden- und Bestelldaten müssen vollständig in der Rechnung ankommen

Für die E-Rechnung müssen die erforderlichen Kunden-, Leistungs- und Steuerdaten aus Shop, Marktplatz und Warenwirtschaft vollständig in den strukturierten Datensatz gelangen. Im Onlinehandel betrifft das besonders Kunden- und Rechnungsanschrift, Leistungsdaten, Rabatte, Versandkosten und die richtige umsatzsteuerliche Behandlung.

Gibt ein Marktplatz nicht alle benötigten Kundendaten weiter, muss geklärt werden, wie die fehlenden Angaben für die Rechnung beschafft werden.

Bei Marktplätzen muss klar sein, wer gegenüber dem Kunden leistet

Ein Marktplatz kann einen Verkauf lediglich vermitteln. Je nach Geschäftsmodell kann er aber auch im eigenen Namen auftreten oder umsatzsteuerlich selbst Teil der Liefer- oder Leistungskette sein. Davon hängt ab, wer die Leistung gegenüber dem Kunden abrechnet und wer die Rechnung ausstellt.

Bei bestimmten Umsätzen über elektronische Marktplätze kann der Plattformbetreiber nach § 3 Abs. 3a UStG selbst in die Leistungskette einbezogen werden. Auch Kommissionsmodelle können zu anderen Rechnungsbeziehungen führen als eine reine Vermittlung.

Das gilt ebenso für Unternehmen, die selbst einen Marktplatz oder ein Portal für Umsätze Dritter betreiben. Auch dort muss geklärt sein, ob nur vermittelt wird oder der Betreiber selbst Teil der umsatzsteuerlichen Leistungskette ist.

Kundenrechnung und Plattformgebühren sind zwei verschiedene Rechnungsbeziehungen

Verkauft der Onlinehändler selbst an den Kunden, gehört diese Rechnung zu seinem Rechnungsausgang. Provisionen, Werbekosten, Fulfillment-Gebühren oder andere Leistungen des Marktplatzes sind davon getrennt zu betrachten. Die Rechnung des Plattformbetreibers gehört für den Händler zum Rechnungseingang.

Sitzt der Plattformanbieter im Ausland, können zusätzlich internationale Umsatzsteuerregeln wie das Reverse-Charge-Verfahren relevant werden.

Erstellt der Marktplatz die Kundenrechnung im Auftrag des Händlers, bleibt der Händler für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung verantwortlich. Deshalb muss feststehen, welche Daten der Marktplatz verwendet, in wessen Namen die Rechnung erstellt wird und wie Berichtigungen erfolgen.

Gutscheine, Guthaben und Rabattcodes sind umsatzsteuerlich nicht dasselbe

Geschenkgutscheine, Rabattcodes, Kundenguthaben und Erstattungen können im Shop technisch ähnlich verarbeitet werden, umsatzsteuerlich aber unterschiedliche Folgen haben. Für die Abrechnung muss deshalb unterschieden werden, ob ein Gutschein ausgegeben oder eingelöst, ein Preisnachlass gewährt oder lediglich ein Guthaben verrechnet wird.

Bei Gutscheinen kann zusätzlich entscheidend sein, ob die Umsatzsteuer bereits bei der Ausgabe oder erst bei der späteren Einlösung entsteht.

Auch Retouren und Erstattungen müssen richtig abgerechnet werden

Retouren, Teilretouren, nachträgliche Rabatte und Erstattungen gehören im Onlinehandel zum Alltag. Ändert sich dadurch eine bereits ausgestellte Rechnung, muss geklärt werden, ob eine Rechnungsberichtigung erforderlich ist oder lediglich die Bemessungsgrundlage geändert wird.

Ist eine Berichtigung erforderlich, gelten dafür die allgemeinen Regeln zur Rechnungsform und zur eindeutigen Zuordnung zur ursprünglichen Rechnung.

Auslands-Lager und grenzüberschreitende Verkäufe können andere Regeln auslösen

Eine deutsche Shop-Domain oder ein deutsches Rechnungssystem sagt nicht aus, wo ein grenzüberschreitender Verkauf umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Ausländische Warenlager, Fulfillment-Strukturen, der Sitz des Kunden und die tatsächliche Warenbewegung können die Umsatzbesteuerung und die Rechnungsanforderungen verändern.

Bei Verkäufen an Privatkunden können außerdem OSSErklärung: One-Stop-Shop: besonderes Umsatzsteuerverfahren, über das bestimmte grenzüberschreitende Umsätze an Privatkunden zentral erklärt werden können. oder IOSSErklärung: Import-One-Stop-Shop: besonderes Umsatzsteuerverfahren für bestimmte Fernverkäufe von aus Drittländern eingeführten Waren an Privatkunden. relevant sein. Diese Verfahren erleichtern die umsatzsteuerliche Erklärung bestimmter grenzüberschreitender Umsätze. Sie beantworten jedoch nicht die Frage, ob für eine konkrete Rechnung an einen Geschäftskunden eine E-Rechnung erforderlich ist.

Die E-Rechnung muss in jedem genutzten Vertriebskanal funktionieren

Viele Händler verkaufen gleichzeitig über den eigenen Shop, einen oder mehrere Marktplätze und gegebenenfalls stationär. Es reicht deshalb nicht, dass das zentrale Rechnungssystem technisch E-Rechnungen erzeugen kann. Auch über die einzelnen Vertriebskanäle müssen Geschäftskundendaten vollständig ankommen, die Rechnung richtig erstellt werden und Retouren oder Berichtigungen funktionieren.

fynax: spezialisiert auf E-Commerce

fynax bündelt innerhalb der ETL-Gruppe die spezialisierte Steuerberatung für E-Commerce und digitale Geschäftsmodelle. Das Angebot richtet sich unter anderem an Shop-, Multi-Channel- und Marktplatzhändler und berücksichtigt die besonderen Anforderungen an Umsatzsteuer, Plattformabrechnungen und die Verarbeitung digitaler Verkaufsdaten.

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung können damit steuerliche Einordnung und die Besonderheiten der eingesetzten Shops, Marktplätze und Abrechnungssysteme gemeinsam betrachtet werden.

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