Hotels und Gastronomiebetriebe rechnen täglich mit Privatgästen und Geschäftskunden ab. Für die E-Rechnung ist vor allem entscheidend, für wen die Leistung erbracht wird. Eine private Übernachtung oder ein Restaurantbesuch für private Zwecke fällt nicht unter die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen. Bei Geschäftskunden kann dagegen eine E-Rechnung erforderlich sein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben eine wichtige Ausnahme. Ob bar, mit Karte oder auf Rechnung bezahlt wird, ändert daran grundsätzlich nichts.

Privatgast oder Firmenkunde: Entscheidend ist, für wen die Leistung erbracht wird

Bei einer privaten Urlaubsreise ist die Zuordnung regelmäßig eindeutig. Bei Geschäftsreisen, Tagungen, Gruppenbuchungen oder Bewirtungen kann sie schwieriger sein. Eine Firmenkreditkarte, eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder die Buchung über ein Unternehmensportal können Hinweise auf einen Geschäftskunden geben. Entscheidend ist jedoch, für wen die Leistung bestellt und erbracht wird.

Ob der Reisende selbst bezahlt oder die Kosten später von seinem Arbeitgeber erstattet bekommt, entscheidet für sich genommen nicht über den Leistungsempfänger. Maßgeblich sind die zugrunde liegende Buchung und das Leistungsverhältnis. Für Firmenkunden sollten deshalb spätestens bei der Rechnungsstellung die erforderlichen Unternehmens- und Rechnungsdaten vorliegen.

Kann ein Hotel trotz Prüfung der vorhandenen Buchungs- und Rechnungsdaten nicht erkennen, dass eine Leistung für das Unternehmen des Gastes bezogen wird, beanstandet die Finanzverwaltung eine sonstige Rechnung beim Hotel insoweit nicht.

Bis 250 Euro kann die Kleinbetragsregelung greifen

Bei einer Rechnung bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro kann die Kleinbetragsregelung nach § 33 UStDV greifen. Ein ordnungsgemäßer Kleinbetragsbeleg muss dann nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Liegt der Gesamtbetrag über 250 Euro, ist zu prüfen, ob für die Rechnung eine E-Rechnung erforderlich ist oder noch eine Übergangsregel genutzt werden kann.

Kasse und Zahlungsart entscheiden nicht über die E-Rechnung

Ob bar, mit Karte oder auf Rechnung bezahlt wird, entscheidet nicht über die erforderliche Rechnungsform. Das gilt auch für ein Geschäftsessen im Restaurant. Bei einem Geschäftskunden bleibt maßgeblich, ob für den konkreten Umsatz eine E-Rechnung vorgeschrieben ist.

Ein Kassenbeleg kann zunächst ausgegeben werden. Ist eine E-Rechnung erforderlich, kann sie anschließend erstellt und eindeutig auf den ursprünglichen Beleg bezogen werden. Sie muss nicht aus dem Kassensystem selbst stammen, sondern kann auch aus der Hotel- oder Restaurantsoftware, einem zentralen Rechnungssystem oder über einen Dienstleister erzeugt werden.

Für Bewirtungsaufwendungen können daneben weitere Nachweise für den Betriebsausgabenabzug erforderlich sein. Die E-Rechnung ersetzt diese Nachweise nicht.

Anzahlungen, Gruppen und Veranstaltungen erfordern oft mehrere Abrechnungsschritte

Hotels, Restaurants und Veranstaltungsbetriebe arbeiten häufig mit Anzahlungen oder Vorauszahlungen und einer späteren Endrechnung. Bei Gruppen und Veranstaltungen können außerdem Zusatzleistungen, Stornierungen oder nachträgliche Änderungen hinzukommen. Für Anzahlungs-, Abschlags- und Endrechnungen kann deshalb je Rechnung eine andere Rechnungsform zulässig oder vorgeschrieben sein.

Bei E-Endrechnungen für Gruppen oder Veranstaltungen erlaubt das BMF bis zum 30. Juni 2030 eine vereinfachte Verrechnung bereits gezahlter Anzahlungen. Dafür können die Anzahlungen als Gesamtsumme im strukturierten Rechnungsdatensatz stehen und die Einzelheiten im vorgesehenen Textfeld erläutert werden. Auch eine eingebettete, ausdrücklich bezeichnete Anlage ist unter den BMF-Voraussetzungen möglich.

Buchungsportale betreffen Rechnungsausgang und Rechnungseingang

Bei einer Buchung über ein Portal können zwei unterschiedliche Rechnungen entstehen: Der Betrieb stellt seine Rechnung an den Gast oder Firmenkunden. Das Portal kann seinerseits Provisionen oder Gebühren gegenüber dem Betrieb abrechnen. Die erste Rechnung gehört zum Rechnungsausgang des Betriebs, die zweite zu seinem Rechnungseingang. Tritt das Portal im eigenen Namen, aber für Rechnung des Beherbergungsbetriebs auf, kann eine Dienstleistungskommission nach § 3 Abs. 11 UStG vorliegen.

Sitzt der Portalbetreiber im Ausland, können für die von ihm an den Beherbergungs- oder Gastronomiebetrieb abgerechneten Provisionen oder Gebühren zusätzlich internationale Umsatzsteuerregeln gelten, insbesondere das Reverse-Charge-Verfahren.

ETL ADHOGA: spezialisiert auf Hotellerie und Gastronomie

ETL ADHOGA bündelt innerhalb der ETL-Gruppe die spezialisierte Beratung für Hotellerie und Gastronomie. Die Berater kennen unter anderem die Besonderheiten von Hotel- und Gastronomieabrechnungen, Kassensystemen, Buchungsportalen und branchentypischen umsatzsteuerlichen Fragestellungen.

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung können deshalb sowohl die steuerliche Einordnung als auch die Besonderheiten der im Betrieb eingesetzten Abrechnungssysteme berücksichtigt werden.

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